Erstellung von Bescheinigungen, Kursberichten, Auftragsschreiben und anderen Dokumenten aus ODT-Vorlagen

WICHTIG: Die Datei muss im .odt-Format und nicht im .doc-Format vorliegen, so dass die Verwendung von Word nicht empfohlen wird. Stattdessen ist die Verwendung von Openoffice

Dieser Mini-Leitfaden zur Erstellung von Zertifikaten, Bescheinigungen, Kursberichten und anderen Dokumenten aus der .odt-Vorlage ist in die folgenden Abschnitte unterteilt:

1. EINFÜHRUNG
2. PLATZHALTERDEFINITION
3. PLATZHALTERLISTEN
4. PLATZHALTER IN TABELLEN
5. BEDINGTE BLÖCKE
6. FILTERS
7. LISTE DER VERFÜGBAREN TISCHKARTEN
8. LADEN DES ODT-MODELLS IN DAS SYSTEM
9. VERWENDUNG DES MUSTERVERTRAGS

1. EINLEITUNG

Um der einzelnen Schule eine autonome Verwaltung von Bescheinigungen, Zeugnissen, Berichten und anderen Dokumenten zu ermöglichen, ermöglicht das System die Erstellung und Aktivierung von Dokumenten, die dann für jeden Kurs und für jeden in den Kursen eingeschriebenen Schüler exportiert werden können.
Der Bericht muss eine Vorlage im .odt-Format sein, d.h. OpenOffice, und der Inhalt wird in der Lage sein, dynamische Inhalte durch die Verwendung von Platzhaltern zu integrieren, die auf eine vordefinierte Syntax reagieren, wobei aus einer umfangreichen Liste von Entitäten und Attributen gewählt werden kann, die es erlauben, Dokumente verschiedener Art zu erzeugen.
Das System ermöglicht auch den Zugriff auf benutzerdefinierte Felder von Kursen und Nutzern oder das Einfügen von Tabellen, um eingeschriebene Nutzer aufzulisten, mit einer recht einfachen Syntax, die es ermöglicht, recht umfangreiche Dokumente zu erstellen.

Die Erstellung eines Berichts aus einer odt-Vorlage ermöglicht die Erstellung von Dokumenten im Open Document Text Format (ODF-Textdokument, Endung .odt), die dynamische Informationen enthalten, unter Verwendung einer .odt-Datei, die als Vorlage bezeichnet wird und in die Platzhalter eingefügt werden, die im endgültigen generierten Dokument durch den vom Platzhalter angegebenen Wert ersetzt werden.

ACHTUNG: Mit Vorlage ist im Rahmen dieser Dokumentation eine normale .odt-Datei mit Platzhaltern gemeint, die Datei muss im ODF-Textdokumentformat mit der Erweiterung .odt vorliegen.

Die Vorlage für die Erstellung des endgültigen Dokuments, die bei der Erstellung des Berichts geladen wird, ist ein normales Odt-Dokument, und an der Stelle, an der sich Text befindet, kann ein Platzhalter eingefügt werden, und zwar innerhalb des normalen Textflusses, sogar innerhalb einer Tabelle.

Dieser Berichtstyp kann mit einem Kurs, einem Studenten in einem Kurs oder einem Dozenten in einem Kurs verknüpft werden und ermöglicht die Erstellung von Bescheinigungen, Zertifikaten und Berichten über den Kurs. Er kann auch mit einem Studenten in der Studentendatenbank verknüpft werden, um z. B. Einschreibeformulare zu erstellen, oder mit einem Dozenten in der Dozentendatenbank, um ein Zuweisungsschreiben zu erstellen.

2. DEFINITION VON PLATZHALTERN

La sintassi per definire un segnaposto è {oggetto.attributo}, il nome dell’oggetto è la parte del nome a sinistra del punto, il nome dell’attributo è la parte a destra del punto; quindi, ad esempio, per mostrare nel documento finale il nome del corso si usa {course.name}, per mostrare la sede del corso si usa {location.location}.

Wenn der Name des Objekts im Plural steht, bedeutet dies, dass es sich um eine Werteliste handelt, die in einer Tabelle oder zur Erstellung einer Werteliste im endgültigen Dokument verwendet werden kann, wobei eine geeignete Syntax zur Angabe des Beginns und des Endes der Liste zu verwenden ist; die nachstehende Liste der Platzhalter gibt an, wann ein Platzhalter eine Liste ist.

Einige Platzhalter, z.B. Kurs, Studenten, Lehrer, haben ein Attribut, das sich anders verhält, das customfields-Attribut, dessen Syntax {object.customfields[code]} ist, das verwendet wird, um den Wert eines benutzerdefinierten Feldes anzuzeigen, z.B. um den Wert des benutzerdefinierten Feldes des Kurses mit dem Code _Level anzuzeigen, verwenden wir {course.customfields[LEVEL]}.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass wir den Namen, den Code, den Ort und das angepasste Feld LEVEL des Kurses anzeigen möchten:

{Kurs.Name}

{Kurs.Code}

{location.location}

{course.customfields[_LEVEL]}

3. LISTEN VON PLATZHALTERN

Die Syntax für die Verwendung einer Liste von Werten besteht darin, anzugeben, wo die Liste beginnt und wo sie endet. In dem zwischen den beiden Markierungen eingeschlossenen Textblock werden Platzhalter eingefügt, um die Werte der einzelnen Elemente in der Liste anzuzeigen, z. B. um die vollständigen Namen und E-Mail-Adressen aller Teilnehmer des Kurses aufzuführen:

[!-- BEGIN students --]

{students.fullName} {students.email}

[!-- END students --]
die Grenze zwischen [!-- BEGIN students --] e [!-- END students --] wird für jeden Schüler im Abschlussdokument wiederholt.

Für jedes Listenelement stehen zwei spezielle Platzhalter zur Verfügung: _position, die Position des Elements in der Liste und _total, die Gesamtzahl der Elemente in der Liste.

4. PLATZHALTER IN TABELLEN

Die Syntax für die Verwendung einer Liste von Werten innerhalb einer Tabelle besteht darin, anzugeben, wo die Tabellenzeile beginnt und wo sie endet. In den Textblock zwischen den beiden Markierungen werden Platzhalter eingefügt, um die Werte der einzelnen Elemente in der Liste anzuzeigen, z. B. um die vollständigen Namen, die E-Mail-Adresse und die Handynummer jedes Teilnehmers in einem Kurs innerhalb einer Tabelle aufzulisten:

[!-- BEGIN row.students --]

{students.fullName}

{students.email}

{students.mobile}

[!-- END row.students --]

die Tabellenzeile zwischen [!-- BEGIN row.students --] e [!-- END row.students --] wird für jeden Schüler in der Tabelle des Abschlussdokuments wiederholt.

5. BEDINGTE BLÖCKE

Der bedingte Block ist ein durch entsprechende Markierungen abgegrenzter Teil des Dokuments, dem eine Bedingung zugeordnet ist, die wahr oder falsch sein kann; ist sie wahr, wird der Inhalt des Blocks in das endgültige Dokument aufgenommen, ist sie falsch, wird der Inhalt des Blocks aus dem endgültigen Dokument gelöscht.

Als Bedingung für den Block kann entweder eines der definierten benutzerdefinierten Felder oder die im Abschnitt CONDITION der Liste der verfügbaren Platzhalter angegebenen Bedingungen verwendet werden.
Die Bedingung, die ein benutzerdefiniertes Feld verwendet, ist wahr, wenn das Feld valorisiert ist, und falsch, wenn es leer ist.

Die Syntax für die Definition des bedingten Blocks umfasst die Angabe des Beginns und des Endes des Blocks sowie die Angabe der zugehörigen Bedingung, z. B. um einen bedingten Block zu definieren, der nur angezeigt wird, wenn die Bestellung rabattiert ist:

[!-- IF order.isDiscounted --]

Sconto: {order.discount}

[!-- ENDIF order.isDiscounted --]

order.isDiscounted ist die Bedingung, wenn sie true ist, ist die Bestellung rabattiert und der angewandte Rabatt wird angezeigt, wenn sie false ist, ist die Bestellung nicht rabattiert und die Rabattzeile wird nicht in das endgültige Dokument eingefügt.

Man kann die Bedingungsprüfung umkehren, indem man der Syntax zur Definition des bedingten Blocks NOT hinzufügt, z. B. um einen bedingten Block zu definieren, der nur angezeigt wird, wenn die Reihenfolge nicht eindeutig ist:

[!-- IF NOT order.isDiscounted --]
Rabatt nicht anwendbar.
[!-- ENDIF NOT order.isDiscounted --]

order.isDiscounted ist die Bedingung, wenn true ist die Bestellung rabattiert und der Text "Rabatt nicht anwendbar" wird im Enddokument nicht angezeigt, wenn false ist die Bestellung nicht rabattiert und daher wird der Text "Rabatt nicht anwendbar" im Enddokument angezeigt.

Um ein benutzerdefiniertes Feld als Bedingung zu verwenden, verwenden Sie die folgende Syntax:

[!-- IF student.customfields[CERTIFICAZIONI] --]
Zertifizierungen: {student.customfields[ZERTIFIZIERUNGEN]}
[!-- ENDIF student.customfields[CERTIFICAZIONI] --]

die Zeile innerhalb des Blocks wird nur angezeigt, wenn die Bescheinigungen des Schülers angegeben wurden, d.h. wenn das benutzerdefinierte Feld mit dem Code CERTIFICATIONS des Schülers nicht leer ist.

6. FILTER

Mit Filtern können Sie eine Operation durchführen, die den Wert der einzelnen in das Dokument eingefügten Platzhalter verändert. Sie sind für jeden Typ von odt-Bericht verfügbar, unabhängig vom Abschnitt.

Die folgenden Filter sind verfügbar:

• cut erlaubt es uns, die Länge eines Textes innerhalb des angegebenen Wertes zu begrenzen, z.B. um die Länge des Kursnamens auf maximal 5 Zeichen zu begrenzen, können wir den Platzhalter {course.name|cut[5]} verwenden
• daysbefore ermöglicht die Berechnung eines Datums, das vor dem Datum des Platzhalters liegt, z. B. können wir den Platzhalter {course.startDate|daysbefore[14]} verwenden, wenn wir das Datum 2 Wochen vor Beginn des Kurses erhalten möchten.
• daysafter ermöglicht die Berechnung eines Datums, das nach dem Datum des bewerteten Platzhalters liegt. Wenn wir z. B. das Datum 1 Woche nach Kursbeginn erhalten möchten, können wir den Platzhalter {course.startDate|daysafter[7]} verwenden.
• Kleinbuchstaben ändert den Wert des Platzhalters in Kleinbuchstaben, z. B. um den Kursnamen in Kleinbuchstaben anzuzeigen, verwenden Sie den Platzhalter {course.name|lowercase}
• uppercase ändert den Wert des Platzhalters in Großbuchstaben, z. B. um den Kursnamen in Großbuchstaben anzuzeigen, verwenden Sie den Platzhalter {course.name|uppercase}
• uppercasefirst ändert den Wert des Platzhalters durch Großschreibung des ersten Buchstabens, z.B. um den Kursnamen mit dem ersten Buchstaben in Großbuchstaben anzuzeigen, verwenden Sie den Platzhalter {course.name|uppercasefirst}

Wenn zwei Versionen desselben Platzhalters, eine gefilterte und eine ungefilterte, im Dokument benötigt werden, fügen Sie einfach ein _ (Unterstrich) an das zweite Vorkommen des Platzhalters an, z. B. verwenden Sie {course.name|cut[5]}, um den abgekürzten Kursnamen anzuzeigen, und {course_.name}, um später den vollständigen Kursnamen anzuzeigen.

7. LISTE DER VERFÜGBAREN PLATZHALTER

Platzhalter für Zweige

Platzhalterbericht

Platzhalter-Konfiguration

Platzhalter actualTeacher Kursabschnitte

Platzhalter actualTeachers Kursabschnitte

Platzhalter Firmenkursabschnitt

Kursplatzhalter Kursabschnitt

Platzhalter currentDate

Platzhalter Urteil Kursabschnitt

Platzhalter Beurteilungen Kursabschnitt

FinalJudgment Platzhalter

FinalJudgments Platzhalter

Platzhalter Lektion Kursabschnitt

Abschnitt "Platzhalter Unterricht

Platzhalter lessonsProgresses Abschnitt

Platzhalter LektionenZähler Kursabschnitt

Platzhalter Ort Kursabschnitt

Modell Platzhalter Kursabschnitt

GeplantLehrer Platzhalter Kursabschnitte

Platzhalter plannedTeachers Kursabschnitte

Platzhalter fortschreitender Kursabschnitt

Protokoll Platzhalter Kursabschnitt

Platzhalter Fächer Kursabschnitt

Platzhalter teachersubjects Kursabschnitt

Platzhalter Studentenkursabschnitt

Platzhalter Studenten Kursabschnitt

Platzhalter studyPlan Auftragsabschnitt

TeachingYear Platzhalter

TeachingYear Platzhalter (falls in Perioden unterteilt)

Platzhalter Abstimmung Kursabschnitt

Platzhalter wählt Kursabschnitt

Platzhalter firstPeriodGrades

8. HOCHLADEN DES MODELLS IN DAS SYSTEM

Um die Berichtsvorlage in das System einzugeben, navigieren Sie zu Konfiguration → Berichte und klicken Sie auf die Schaltfläche "Bericht hinzufügen".
Füllen Sie auf dem nächsten Bildschirm die folgenden Felder aus (weitere Einstellungen sind unter Bericht bearbeiten zu sehen):

• Name*.: Name des Berichts (z. B. "Abschlusszeugnis", "Teilnahmebescheinigung", "Fortschrittsbericht" usw.)
• Aktiviert: Lassen Sie das Häkchen gesetzt, um den Bericht zu aktivieren.
• Sichtbarkeit: Legen Sie fest, ob der Bericht für alle oder nur für bestimmte Administratoren sichtbar ist.
• Beschreibung: mögliche Beschreibung des Berichts
• BerichtstypWählen Sie die Option"Aus odt-Vorlage", um Ihre eigene Vorlage hochzuladen
• Abschnitt, in dem der Bericht angezeigt werden soll *: Kursblatt
• Bericht/Export für jeden einzelnen SchülerWenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, kann der betreffende Bericht für jeden einzelnen im Kurs eingeschriebenen Teilnehmer exportiert werden. Wie weiter unten erläutert, kann der Bericht bei Einzelkursen aus dem Kursblatt und bei Sammelkursen aus der Sektion der im Kurs eingeschriebenen Teilnehmer exportiert werden.
  • Dies ist eine Bescheinigung/Bestätigung, die in einer unveränderbaren Version ausgestellt wird: Wenn angekreuzt, sollten wir eine Protokollnummer angeben (Klicken Sie hier für Hinweise zu Protokollen)
• Vorlage Erweiterung: OpenOffice Write (.odt)
• Vorlage für den BerichtLaden Sie die Vorlage mit der Odt-Erweiterung für Ihren Bericht hoch
• Aktivieren Sie den Ablauf des Zertifikats: Falls aktiviert, muss das Ablaufdatum des ausgestellten Zertifikats angegeben werden (Klicken Sie hier, um den Leitfaden zur Aktivierung automatischer Benachrichtigungen über das Ablaufdatum von Zertifikaten zu erhalten):
  • Verfallstyp: Wählen Sie Tage, Monate oder Jahre
  • Anzahl: Anzahl der Tage, Monate oder Jahre vor Ablauf der Frist
  • Typ Jahr: Dieser Punkt erscheint nur, wenn unter Ablaufart Jahre gewählt wurde. Wählen Sie, ob die zu berücksichtigenden Jahre 365 Kalendertage sind oder ob das Zertifikat bis zum Ende des Ablaufjahres gültig ist.
  • Benutzerdefinierte Kommunikationsvorlagen verwenden: Ermöglicht Ihnen die Auswahl von benutzerdefinierten E-Mail-Vorlagen (klicken Sie hier für eine Anleitung zur Erstellung einer benutzerdefinierten E-Mail-/SMS-Vorlage)
• Aktivieren Sie die Überprüfung vor der Emission: Dieser Parameter ist für Entwickler reserviert.
• Bericht per E-Mail senden: Geben Sie an, ob der Bericht direkt vom Kurs aus per E-Mail verschickt werden kann.
• Bericht für Lehrkräfte sichtbar: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, kann der erstellte Bericht von Kursleitern eingesehen und heruntergeladen werden.
• Endgültiger Dateiname *Der Name der Datei, wenn der Bericht aus dem Kurs exportiert wird.
• Typ auswählen: Wählen Sie die Art der Dateierweiterung, die der zu exportierende Bericht haben soll, wobei Sie die Wahl haben zwischen:
  • OpenOffice Write (.odt)
  • Portable Document Format (.pdf)
• Reihenfolge *: die Reihenfolge, in der die Berichte aufgelistet werden (z.B. 1, 2, 3, usw.)

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Bericht hinzufügen", um den Vorgang zu speichern.

9. VERWENDUNG VON BERICHTEN

Im Falle eines Berichts für einen einzelnen Schüler (d.h. wenn die Option "Bericht/Export für einzelnen Schüler" aktiviert ist), können Sie den Bericht für jeden einzelnen Kurs auf der Registerkarte "Kurs" exportieren, indem Sie oben rechts auf die Schaltfläche "Bericht/Export" klicken und den entsprechenden Bericht auswählen.

Im Falle eines Gruppenkurses hingegen müssen Sie die Gruppe der eingeschriebenen Teilnehmer eingeben, indem Sie auf das Symbol auf die Zeile desselben und klicken Sie auf dem nächsten Bildschirm auf die Schaltfläche "Bericht / Export" in der Zeile eines jeden eingeschriebenen Studenten.

Im Falle von Berichten pro Sammelkurs (d.h. wenn Sie das Kontrollkästchen " deaktiviert lassenBericht/Export pro Einzelschüler"), z.B. ein Fortschrittsbericht, in dem der Fortschritt jedes einzelnen Kursteilnehmers in einer Tabelle zusammengefasst ist, kann der Bericht aus dem Kursblatt exportiert werden, indem Sie auf die Schaltfläche oben rechts "Bericht / Exportieren" klicken und den entsprechenden Bericht auswählen.