Automatische Verlängerungen für monatliche/stündliche oder lektionsbasierte Kurse
Die automatische Erneuerung durch das System kann bei Paketen von Stunden/Stunden oder im Falle von Kursen mit monatlicher Gebühr verlängert werden (klicken Sie hier um den Artikel über Kursgebührenarten zu lesen).
Wenn aktiviert, einfach das System, wenn die monatliche Gebühr oder wenn Sie Ihr Paket an Stunden/Stundenanstatt das Guthaben ins Minus zu bringen erstellt es automatisch einen Verlängerungsauftrag mit dem Status zu bezahlen (einsehbar unter Finanzverwaltung → Auftragsverwaltung), der dem Einschreibestatus entspricht, so dass das Guthaben (verbleibende Token) des Schülers für alle, die die automatische Verlängerung aktiviert haben, wieder positiv wird.
BITTE BEACHTEN SIE: Bei der automatischen Verlängerung erstellt das System eine Bestellung mit dem gleichen Betrag wie die vorherige, sowohl im Falle einer Einschreibungsbestellung als auch im Falle einer Verlängerungsbestellung (wenn Sie sich also für 2 Monate eingeschrieben hatten, würde das System automatisch das 2-Monats-Paket verlängern). Wenn Sie also z. B. von einem einmonatigen zu einem zweimonatigen Paket wechseln wollen oder umgekehrt, müssen Sie die manuelle Verlängerung durchführen, bevor das System die automatische Verlängerung durchführt, indem es die gewünschte Verlängerungsformel wählt. Sobald die manuelle Erneuerung durchgeführt und das Guthaben auf 0 zurückgesetzt wurde, wird das System keine automatische Erneuerung vornehmen.
Um die automatische Erneuerung zu aktivieren, so dass sie standardmäßig für alle neuen Registrierungen aktiviert ist, navigieren Sie zu Konfiguration → Einstellungen → Auftragsbezogene Einstellungen → "Automatische Verlängerungen*":
Zu diesem Zeitpunkt können Sie die folgenden Optionen bewerten:
- Automatische Erneuerung bei neuen Bestellungen aktivierenWenn Sie diese Option aktivieren, werden alle neuen Anmeldungen für Gruppen- oder Einzelkurse mit monatlicher Gebühr oder Stundenpakete automatisch für die automatische Verlängerung aktiviert.
- IBei jeder Erneuerung eine E-Mail an das Sekretariat senden: Wenn Sie diese Option aktivieren, sendet das System automatisch eine E-Mail an das Sekretariat, wenn eine Erneuerung stattgefunden hat.
- Bei jeder Erneuerung eine E-Mail an den Schüler/Erziehungsberechtigten sendenWenn Sie diese Option aktivieren, sendet das System automatisch eine E-Mail, die den Schüler und/oder den Erziehungsberechtigten über die Verlängerung informiert.
- Fälligkeitsdatum für Verlängerungsaufträge: das Fälligkeitsdatum für die Zahlung des Verlängerungsauftrags, der vom System automatisch mit dem Status Zu zahlen generiert wird. Es ist möglich, zu wählen zwischen:
- Ablauf am selben Tag wie die AusstellungWenn Sie diese Option wählen, fällt das Ablaufdatum der Mitgliedschaftsverlängerung (d.h. die Verlängerung des Monats oder des Unterrichtspakets) mit dem Datum zusammen, an dem der Verlängerungsauftrag automatisch vom System ausgestellt wird.
- Verfall nach einem Monat ab AusstellungDas Verfallsdatum für die Verlängerung der Mitgliedschaft (d.h. die Verlängerung des Monats oder des Unterrichtspakets) ist ein Monat nach dem Datum, an dem das System den Verlängerungsauftrag automatisch ausstellt.
- Verfall am theoretischen Ende des PaketsWenn Sie diese Option wählen, ist das Ablaufdatum der Einschreibungsverlängerung (d.h. Verlängerung des Monats oder des Unterrichtspakets) das theoretische Ende des Pakets, gemäß dem Stundenplan des Kurses, basierend auf der Dauer der Stunden und der wöchentlichen Häufigkeit (z.B. ein 4-Stunden-Paket für einen Kurs mit zweimal wöchentlicher Anwesenheit und 30-minütigem Unterricht, das Paket hat eine theoretische Dauer von 4 Wochen)
Hinweis: Das System generiert den Auftrag zur Kursverlängerung automatisch, nachdem die erste Lektion des neuen Monats (im Falle einer erneuerbaren monatlichen Gebühr) oder die erste Lektion des neuen Pakets (im Falle eines Kurses, der pro Lektion oder pro Stunde kostet) eingegeben wurde.
WICHTIG: Wenn bereits Einschreibungen für Kurse mit einer monatlichen Gebühr oder einem verlängerbaren Paket eingegeben wurden, muss die automatische Verlängerung für die einzelnen Einschreibungen manuell aktiviert werden. Die Aktivierung der automatischen Verlängerung über die Kurseinstellungen hat nicht rückwirkend für bestehende Einschreibungen, sondern nur für neue Einschreibungen.sondern nur für Neueinschreibungen.
Manuelle Aktivierung der automatischen Erneuerung für einen Schüler
Um die automatische Verlängerung einer Immatrikulation manuell zu aktivieren, zu deaktivieren oder einfach zu überprüfen, ob sie für einen Studenten aktiv ist, navigieren Sie zu Finanzverwaltung → Verlängerungsmanagement und klicken Sie auf die Schaltfläche oben rechts "Automatische Verlängerungen":
Von diesem Bildschirm aus können Sie sich einen Überblick über alle Studenten verschaffen, die für Kurse mit einer monatlichen Gebühr oder einem verlängerbaren Paket eingeschrieben sind, für die jeweils eine Anzeige erfolgt:
- EingeschriebenDer Name des eingeschriebenen Studenten
- Kursder Name des Kurses, in dem der Student eingeschrieben ist
- Verbleibende TokenDas verbleibende Guthaben des Studenten. Bei monatlichen Einschreibungen bedeutet ein Guthaben von 0, dass die Einschreibung für den laufenden Monat verlängert wurde, ein Guthaben von z. B. 1 bedeutet, dass die Einschreibung für den nächsten Monat verlängert wurde. Bei der Einschreibung nach Stundenpaketen oder Stunden zeigt das System stattdessen an, wie viele Stunden oder Stundenpakete noch übrig sind.
Es ist nicht möglich, die automatische Verlängerung für einen Schüler mit negativem Restguthaben manuell zu aktivieren; das Restguthaben muss unbedingt größer oder gleich 0 sein. Wenn ein Schüler ein negatives Guthaben hat (z.B. -1), muss die Anmeldung zunächst manuell verlängert werden, um das Guthaben wieder auf 0 zu bringen, und dann kann die automatische Verlängerung aktiviert werden. - Automatische VerlängerungenDurch Ankreuzen des folgenden Kontrollkästchens können Sie die automatische Verlängerung für einzelne Mitgliedschaften aktivieren oder deaktivieren
N.B . Das verbleibende Guthaben oder die Token eines Schülers ergeben sich aus der Verlängerungsbestellung für den Monat oder das Unterrichtspaket und NICHT aus der tatsächlichen Zahlung für diese Erneuerung. Daher wird das virtuelle Guthaben eines Schülers für seinen Kurs nach seiner Verlängerungsbestellung aktualisiert, unabhängig davon, ob diese Verlängerung bezahlt oder ausstehend ist.
Sowohl in der Auftragsverwaltung als auch in der Verlängerungsverwaltung können Sie auf den ersten Blick erkennen, welche Studenten für die automatische Verlängerung freigeschaltet sind, da sie mit einem Blitzsymbol gekennzeichnet sind.
Bei der automatischen Verlängerung gibt es kein negatives Schülerguthaben mehr denn nach der Eingabe der Anwesenheit für die erste Unterrichtsstunde des neuen Monats erstellt das System automatisch den Verlängerungsauftrag und setzt das Guthaben des Schülers von -1 auf 0.