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Gestione mensa con pagamento a consuntivo dopo un certo periodo

Per gestire la mensa degli studenti che pagano a consuntivo alla del fine mese, occorrerà creare un corso collettivo “Mensa” con costo unitario a lezione e configurare tutti i pacchetti in base al numero dei pasti fruiti durante il mese. Inserendo poi gli studenti dentro al corso, prendendo le presenze quando gli studenti partecipano alla mensa, sarà possibile tenere traccia di quanti pasti sono stati fruiti.

Creazione materia e docente

In prima battuta occorrerà creare una materia fittizia “Mensa” navigando su Anagrafiche → Materie.
In seconda battuta, navigando su Anagrafiche → Docenti, sarà necessario creare un docente (vero o fittizio indifferentemente in base alle proprie necessità) e collegarlo alla materia “Mensa” creata nel passaggio precedente

Creazione del corso collettivo “Mensa”

Dalla sezione Didattica → Corsi collettivi, creare un corso collettivo con il nome “Mensa” o similare, e compilare i seguenti campi in questa modalità:

  • Tipo di corso: scegliere “Corso regolare” (o dicitura “Corso”)
  • Materia insegnata: selezionare la materia “Mensa” creata in precedenza
  • Docente del corso: scegliere il docente (che potrà essere vero o fittizio “Docente mensa”) collegato alla materia del punto precedente
  • Durata della lezione: inserire in minuti la durata della mensa
  • Lezioni settimanali: scegliere la frequenza settimanale della mensa (se per esempio è dal lunedì al venerdì, basterà scegliere cinque volte alla settimana)
  • Tipo di canone: scegliere l’opzione “Costo di frequentazione per lezione” ed indicare nel campo sottostante l’importo di un singolo pasto (es. € 5)
  • Durata del corso: scegliere un’opzione per poter coprire tutto il periodo in cui viene erogato il servizio di mensa, per esempio “Fino una certa data o fino a fine accademico”
  • Data di inizio corso: la data di inizio del servizio di mensa

Dopo aver creato il corso, occorrerà calendarizzarlo come un normale corso ad orario regolare (clicca qui per la guida sulla calendarizzazione di un corso regolare)

Configurazione dei pacchetti “Pasti”

Navigare nella sezione Configurazione → Impostazioni → Pacchetti per corsi erogati a canoni mensili, a lezioni e a ore.
A questo punto servirà in primis creare un pacchetto con il nome “Adesione servizio mensa” o similare, che servirà solamente per inserire gli studenti dentro la mensa, compilando i seguenti campi richiesti in questo modo:

  • Nome: nome del pacchetto da utilizzare per inserire gli studenti dentro il corso “Mensa”, per esempio “Adesione servizio mensa”
  • Tipo corso: scegliere l’opzione “Corso pagato a lezione
  • Periodo: inserire il numero 0 (in questo caso sarà un pacchetto da crediti, servirà soltanto per inserire gli studenti nella mensa)
  • In caso di assenza: dopo aver creato il pacchetto, entrare in modifica dello stesso cliccando l’icona con la pennetta sulla riga dello stesso e nel menù a tendina “In caso di assenza” scegliere l’opzione “Non decurtare la lezione”
  • Ordine: l’ordine di elencazione, inserire numero 1

 

ATTENZIONE: è molto importante specificare di Non decurtare il pacchetto in caso di assenza, per garantire un calcolo corretto da parte del sistema dei pasti effettivi consumati.

Dopo aver creato il pacchetto, servirà cliccare l’icona con le 3 stanghette sulla riga dello stesso per entrare nella gestione del costo. Nella prossima schermata compilare i i campi previsti in questo modo:

  • Prezzo singolo: inserire l’importo unitario che è stato inserito nel corso “Mensa” (per es. € 5). Questo importo e quello inserito nel corso dovranno necessariamente essere uguali
  • Prezzo pacchetto: inserire importo 0 (trattandosi di un pacchetto che servirà soltanto per inserire lo studente dentro il corso mensa, non dovrà avere nessun costo poiché il pagamento avverrà a consuntivo)

Cliccare il pulsante verde + per aggiungere la riga di costo.

Dopo aver creato il primo pacchetto da zero, sarà necessario creare tanti pacchetti quanti sono i pasti che si possono fruire nel mese (o nel periodo di riferimento dopo il quale dovrà avvenire il pagamento). Se quindi in un mese potranno esserci al massimo 22 pasti, servirà creare 22 pacchetti, in modo tale che sarà possibile scegliere puntualmente il pacchetto specifico, per ogni studente, in base a quanti pasti sono stati consumati.

Per creare i pacchetti, come spiegato poco sopra, compilare i seguenti campi richiesti:

  • Nome: nome del pacchetto, per esempio “1 pasto” (i successivi saranno “2 pasti”, “3 pasti”, “4 pasti”, etc etc)
  • Tipo corso: scegliere l’opzione “Corso pagato a lezione
  • Periodo: il numero di pasti, per esempio  (i successivi pacchetti dovranno poi avere periodo pari a 2, 3, 4, 5 e così via)
  • In caso di assenza: dopo aver creato il pacchetto, entrare in modifica dello stesso cliccando l’icona con la pennetta sulla riga dello stesso e nel menù a tendina “In caso di assenza” scegliere l’opzione “Non decurtare la lezione
  • Ordine: l’ordine di elencazione del pacchetto, andare progressivamente dal numero 1 in poi

Dopo aver creato il pacchetto, servirà cliccare l’icona con le 3 stanghette sulla riga dello stesso per entrare nella gestione del costo. Nella prossima schermata compilare i i campi previsti in questo modo:

  • Prezzo singolo: inserire l’importo unitario che è stato inserito nel corso “Mensa” (per es. € 5). Questo importo e quello inserito nel corso dovranno necessariamente essere uguali
  • Prezzo pacchetto: inserire l’importo in base al numero di pasti che comprende il pacchetto. Se per esempio sono 3 pasti l’importo l’importo potrà essere di €15, se sono 7 pasti € 35, 12 pasti € 60 e così via (non sarà necessario che sia corretto matematicamente, un pacchetto da 12 pasti potrebbe anche costare per esempio €50 anche se 12 x €5 farebbe €60)

Inserimento degli studenti

Dal pannello Iscrizione studente scegliere lo studente ed il corso “Mensa” e metterlo nel carrello.

Di seguito, tramite l’apposito menù a tendina, scegliere il pacchetto con durata e costo pari a zero, che servirà solamente per inserire lo studente dentro la mensa, senza creare alcun addebito.

N.B. ricordarsi inoltre di spuntare l’opzione “Periodo/pacchetto pagato“, per evitare di generare un ordine a costo 0 come “da pagare”.

Addebitamento pasti fruiti tramite inserimento delle presenze

Dopo avere inserito gli studenti nel corso “Mensa”, questi avranno tutti un pacchetto pari a 0, e questo si potrà verificare dalla sezione “Studenti iscritti” del suddetto corso.

Successivamente, quando avverrà la registrazione delle presenze degli studenti alla mensa da parte di un docente o della segreteria, il “credito” di ciascuno calerà di una unità solamente in caso di presenza, andando quindi in negativo, mentre rimarrà invariato in caso di assenza.

 

In questo modo, andando quindi a gestire le presenze degli studenti tutti i giorni in cui c’è la mensa, alla fine del periodo dopo il quale gli studenti dovranno pagare a consuntivo, sarà possibile verificare per ogni specifico studente quanti pasti sono stati consumati, controllando il “credito” residuo del proprio pacchetto (per esempio credito -7 = 7 pasti consumati, credito -12 = 12 pasti consumati, credito -21 = 21 pasti consumati, e così via).

Pagamento dei pasti fruiti

Per emettere gli ordini di pagamento agli studenti/genitori, in base ai pasti fruiti dopo un certo periodo (per esempio un mese), navigare su Gestione finanziaria → Gestione rinnovi.
In questa sezione verranno quindi mostrati tutti gli studenti iscritti al corso “Mensa” (ed eventuali altri studenti iscritti ad altri corsi a pacchetto o a canone mensile rinnovabile) con indicato il numero di pasti consumati, ossia un numero indicativo in attesa che venga effettuato l’ordine per riportare la situazione in pari, ossia credito pari a 0.
Per effettuare l’ordine di pagamento cliccare il pulsante azzurro “Acquista nuovo pacchetto” presente sulla riga di ogni studente.

 

Nella prossima schermata, il sistema andrà direttamente a compilare un ordine di rinnovo nel corso in cui lo studente è stato in precedenza iscritto, quindi in questo caso il corso “mensa”, e sarà quindi necessario scegliere il pacchetto specifico dall’apposito menù a tendina sulla parte destra dell’ordine, in base al numero effettivo di pasti consumati e far tornare quindi il “credito” dell’utente a 0 e quindi in pari con la scuola.

 

Come in un normale ordine di iscrizione, per quanto concerne la parte economica, sarà possibile specificare:

  • Pagato: il pagamento da parte del cliente è stato effettuato, specificare quindi con il menù a tendina sottostante il metodo di pagamento. Il sistema, contestualmente all’ordine di rinnovo, genererà una transazione che potrà essere visualizzata navigando su Gestione fiscale → Entrate/Uscite
  • Pagamento rateale: il pagamento non è ancora stato effettuato e sarà possibile specificare una data di scadenza
  • Pagamento fuori dalle rate: il pagamento non è ancora stato effettuato e sarà possibile specificare una data di scadenza

Dopo aver effettuato il rinnovo, tornando nella sezione degli studenti iscritti al corso, sarà possibile verificare che il credito di ciascuno sarà tornato a zero, ovvero in pari con la scuola e quindi pronto per un nuovo ciclo.

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