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FAQs



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Benvenuto nella sezione FAQ di ScuolaSemplice.
In questa sezione troverai le più comuni domande degli utenti di ScuolaSemplice per cui sarà molto probabile trovare la risposta che cerchi. Ti consigliamo inoltre di utilizzare il campo di ricerca principale per cercare rapidamente anche tra le FAQ presenti in questa WiKi. E in ogni caso se non trovi la tua risposta apri una nuova discussione sul forum, il nostro staff ti risponderà al più presto.

Esiste un modo per vedere lo storico e le scadenze dei pagamenti di un singolo allievo?

Per poter visualizzare i pagamenti delle rette di un singolo studente, sia effettuati che da effettuare, navigare su Gestione finanziaria → Rette studenti. A questo punto, inserendo il nome sul campo di ricerca in alto a destra, sarà possibile cercare un allievo dall’archivio e visualizzare tutti i pagamenti ad esso relativi.

Di default il sistema mostrerà i pagamenti ancora da registrare, ma sarà possibile visualizzare lo storico dei pagamenti cliccando sul menù a tendina in alto e scegliendo la voce “Pagamenti saldati” (di default il sistema mostra  i “Pagamenti in scadenza“).

Altro metodo per visualizzare tutti i pagamenti ancora dovuti da un singolo allievo è cliccando il pulsante in alto a destra Registra pagamento, sempre dalla pagina Rette studenti.
Inserendo quindi il nome dello studente il sistema mostrerà tutti i pagamenti non ancora saldati con la somme totale.

Da questa sezione del sistema sarà ovviamente possibile registrare pagamenti parziali che esulano dal normale flusso di rateizzazione stabilito in fase d’ordine. (Cliccare qui per la FAQ sulla registrazione dei pagamenti parziali)

Come mai se clicco su “Aggiungi corso individuale”, il sistema reindirizza direttamente al pannello d’iscrizione?

Cliccando il pulsante “Aggiungi corso individuale” il sistema reindirizzerà direttamente al pannello d’iscrizione, poiché trattandosi appunto di un individuale, il corso si creerà con la contestuale iscrizione dello studente.

Tuttavia, prima di effettuare l’iscrizione,  dovranno essere previamente create le tipologie di lezioni individuali, ovverosia l’offerta che verrà poi inserita in fase d’iscrizione.
Quindi navigare su Didattica Lezioni individuali, cliccare il pulsante Definizione delle tipologie di corsi e di seguito il pulsante Crea nuova tipologia. (Clicca qui per la mini guida sulle tipologie dei corsi).

Dopodiché in fase d’iscrizione, dopo aver scelto lo studente e la materia oggetto del corso, il sistema chiederà il tipo di offerta da agganciare, ovvero una delle tipologie di lezioni individuali precedentemente creata.

E’ possibile aggiungere degli argomenti alle materie inserite a sistema?

Certamente.

Per aggiungere uno o più argomenti ad una materia presente a sistema, (per es. argomento Business english per la materia Inglese) navigare su Anagrafiche Materie. Cliccare la seconda icona Gestione argomenti nella riga della materia interessata e di seguito il tasto in alto a destra Aggiungi argomento.

Inserire il nome dell’argomento ed eventualmente una descrizione e la scheda tecnica che descriva le attività che si svolgono nelle lezioni di questa materia.

Cliccare Aggiungi argomento per completare l’operazione.

 

E’ possibile inserire un logo personalizzato della scuola sul sistema web?

Sicuramente.
Al momento dell’istallazione e configurazione della piattaforma ScuolaSemplice, verrà inserito il logo della scuola il quale andrà poi a comparire sulla schermata iniziale di login e sulla parte in alto della ricevuta/contratto d’iscrizione dello studente.

N.B. Questo logo, tuttavia, non potrà essere modificato autonomamente, ma basterà semplicemente inviare una email all’indirizzo assistenza@blucloud.it con l’immagine allegata.

E’ possibile inserire il logo della scuola sulla ricevuta d’iscrizione e sulla fattura?

Sicuramente.
Al momento del set up della piattaforma, verrà inserito il logo della scuola nella schermata di accesso al sistema il quale, automaticamente, andrà poi anche ad occupare la parte alta della ricevuta/contratto d’iscrizione dello studente.

Questo logo, tuttavia, non potrà essere modificato autonomamente, ma basterà inviare una email all’indirizzo assistenza@blucloud.it con l’immagine allegata.

 

Per quanto riguarda la fattura invece, sarà possibile personalizzarla autonomamente anche inserendo il logo della scuola navigando su Gestione fiscale → Impostazioni fiscali e cliccando l’icona di modifica sulla riga della società.

Scorrere quindi sulla parte bassa della nuova schermata, inserire l’immagine del logo e cliccare Applica modifiche per concludere l’operazione.

 

E’ possibile modificare l’anno didattico?

Certamente. Navigare su Configurazione →  Anni didattici e cliccare il pulsante in alto Aggiungi anno didattico.

A questo punto sarà possibile aggiungere uno o più anni didattici inserendo obbligatoriamente i dati richiesti, quali:

  • Nome anno didattico
  • Da
  • A
  • Primo giorno di lezione
  • Ultimo giorno di lezione per l’anno didattico

 

Come mai l’elenco delle anagrafiche è in ordine alfabetico per nome?

Per modificare l’ordine alfabetico dell’elenco delle anagrafiche di docenti, studenti o tutori/responsabili, in caso si voglia che l’elenco sia ordinato per cognome anziché per nome o viceversa, navigare su Amministrazione Impostazioni generali.

Scorrere in basso fino a Inserisci nome persone come, effettuare la modifica e cliccare il pulsante Modifica impostazioni in fondo alla sezione per salvare la modifica.

 

E’ possibile inserire le presenze degli studenti massivamente?

Certamente. Sarà semplicemente necessario navigare sul corso desiderato, individuale o collettivo, e cliccare la seconda icona Agenda delle lezioni.

A questo punto dalla schermata successiva, cliccare il pulsante in alto a destra Registro delle presenze.

Sarò possibile visualizzare ora la lista di tutte lezioni di quel corso, con il docente che l’ha sostenuta e tutti gli studenti iscritti.

Ora, inserendo il flag sul checkbox svolta sotto la colonna Ora lezione, sarà possibile inserire la presenza per tutti gli iscritti a quel corso, per una o più lezioni sostenute, in maniera massiva.

Cliccare il pulsante Aggiorna presenze per terminare l’operazione.

Come si creano i pacchetti di lezioni?

Per creare uno o più pacchetti di lezioni, navigare su Configurazione Impostazioni ed entrare nella sezione Pacchetti per corsi erogati a canoni mensili, a lezioni ed a ore.

Quindi inserire:

  • Nome: il nome del nuovo pacchetto (es.: “Otto lezioni”)
  • Tipo di corso: scegliere tra:
    • Corso pagato a canone mensile: per creare un pacchetto di mesi
    • Corso pagato a ore: per creare un pacchetto di ore
    • Corso pagato a lezione: per creare un pacchetto di lezioni
  • Periodo: indicare la quantità di mesi/ore/lezioni che si vuole includere nel pacchetto (ad es: 8)
  • Ordine: indica l’ordinamento con cui verrà visualizzato il pacchetto nella lista di quelli disponibili e in fase di iscrizione dello studente

Cliccare il pulsante “+” per salvare i dati.

Una volta creato il pacchetto, cliccare la 2° icona Gestione sconti pacchetto per gestire i vari costi del singolo pacchetto.

Inserire quindi:

  • Prezzo singolo: il costo originario della singola entità mese/ora/lezione (ad es.: € 15 / lezione)
  • Prezzo pacchetto: il costo del pacchetto, che può quindi essere differente rispetto al costo della singola entità mese/ora/lezione per il numero delle entità

Clicca qui per la guida specifica.

Iscrivendo uno studente maggiorenne ad un corso, il sistema chiede comunque di inserire il tutore/responsabile. Come mai?

Per evitare che il sistema chieda di inserire il tutore/responsabile in fase d’iscrizione ad un corso, sarà semplicemente necessario inserire la data di nascita sull’anagrafe dello studente maggiorenne in questione.

In questo modo il sistema userà automaticamente lo studente stesso come tutore/responsabile.

Sarà invece sempre obbligatorio associare un tutore/responsabile ogni qualvolta lo studente sia minorenne.

 

Come mai al momento di inserire la presenza di uno studente non riesco a trovarlo nella lista degli studenti da inserire?

Nel caso in cui non si riesca ad inserire la presenza di uno studente per una lezione di un corso collettivo che ha sostenuto, significa che la data di iscrizione dello studente a quel corso è stata erroneamente impostata posteriormente alla data della lezione che ha effettivamente sostenuto.

Per correggere la data di iscrizione di uno studente ad un corso, navigare su Didattica Corsi collettivi e cliccare la 4° icona Studenti iscritti del corso interessato.

A questo punto, cliccare l’icona Modifica (prima icona) dello studente in questione, inserire la data di inizio frequenza giusta e cliccare il pulsante Modifica sottoscrizione per salvare l’operazione.

A questo punto sarà possibile inserire la presenza dello studente.

Come si elimina uno studente dall’anagrafica?

Per eliminare uno studente dall’anagrafica navigare su Anagrafiche → Studenti.

Cliccare l’icone di eliminazione (cestino) relativa allo studente interessato.

A questo punto, dalla prossima schermata, il sistema proporrà una duplice soluzione: rimozione studente, elencando tutte le conseguenze che tale eliminazione comporterà; disattivazione dello studente, elencando le varie conseguenze che tale disattivazione comporterebbe.

Come si carica il modulo privacy?

Per caricare il modulo privacy navigare su Amministrazione Impostazioni generali e scorrere in basso fino a Modulo privacy.

Scegliere il file del modulo privacy da caricare e cliccare su Modifica impostazioni per terminare l’operazione.

Inserire il flag sul checkbox Richiedi modulo privacy per indicare che lo studente ha firmato il modulo privacy della scuola.

Come si genera un preventivo?

Per generare un preventivo navigare su Iscrizione studente e dalla schermata successiva inserire il flag sul checkbox Generazione di un preventivo.

Inserire il nome dello studente e un corso, offerta formativa, carnet, bene o servizio per il quale si intende generare il preventivo; cliccare il pulsante + per aggiungere l’ordine.

Inserire tutti i dati relativi al modulo d’ordine (clicca qui per la guida relativa all’inserimento di un ordine) e cliccare il tasto in fondo alla pagina Genera preventivo.

Navigando su Gestione finanziaria → Gestione preventivi sarà possibile visualizzare la lista dei preventivi generati.

Da questa sezione del sistema sarà quindi possibile:

  • modicare o trasformare in ordine un preventivo (1° icona)
  • mostrare i dettagli del preventivo (2° icona)
  • scaricare o inviare il preventivo (3° icona)
  • eliminare un preventivo (4° icona)

 

Come si ottiene l’abilitazione per inviare email ed sms?

Per ottenere l’abilitazione ad inviare email ed SMS, dal menù cliccare su Amministrazione → Email / SMS. Dalla pagina successiva cliccare il pulsante Impostazioni Email ed SMS, in alto a destra dello schermo.

Dalla schermata successiva è quindi possibile modificare:

  • le impostazioni SMS
  • le impostazioni Email

Per la guida specifica clicca qui.

Come si invia un ordine d’iscrizione tramite email?

Per inviare un ordine d’iscrizione tramite email in fase d’iscrizione, sarà semplicemente necessario inserire la spunta sulla casella Invia la ricevuta dell’ordine anche via email presente nella parte bassa del modulo d’iscrizione appena sopra il pulsante Conferma ordine.

Nel caso in cui invece l’iscrizione sia già stata fatta, navigare su Gestione finanziaria → Gestione degli ordini, individuare l’ordine interessato e cliccare la terza icona Scarica o invia l’ordine.

N.B Sarà necessario aver precedentemente inserito l’indirizzo email sull’anagrafica dello studente (o tutore in caso di minore)

Nel pannelo di iscrizione o rinnovo non appaiono i pacchetti, come mai?

Nel caso in cui un corso abbia una tipologia di iscrizione a costo orario di frequentazione o a costo di frequentazione per lezione, è necessario creare uno o più pacchetti con la stessa tipologia di iscrizione (ore o lezioni) e con il relativo costo (dell’ora o della lezione) uguale a quello impostato nel corso.

Per esempio, se si crea un corso con costo di frequentazione per lezione, con costo della singola lezione pari ad € 20, si dovrà creare un pacchetto di lezioni con costo della singola lezione uguale a € 20.

Lo stesso pacchetto da X lezioni, potrà avere costi singoli e complessivi differenziati (per lo stesso numero di ore o lezioni).

Ad esempio, il pacchetto da 4 lezioni potrebbe avere come costo singolo € 20 e come prezzo complessivo € 80 ed anche €15 come prezzo singolo ed € 60 per il pacchetto, e così via.

Se invece si deve creare un pacchetto con un diverso ammontare di ore o lezioni, sarà necessario crearne uno nuovo.

Per creare o gestire i pacchetti, navigare su Configurazione Impostazioni Pacchetti per corsi erogati a canoni mensili, a lezioni ed a ore.

Approfondisci → 

Come posso aggiungere sedi ed aule?

Per aggiungere una nuova sede navigare su Anagrafiche Aule

Cliccare il pulsante in alto a destra Gestione delle sedi. Di seguito sempre in alto a destra dello schermo, cliccare Aggiungi nuova sede.

Sarà possibile aggiungere più sedi in caso la scuola ne disponga più di una.

Per inserire una nuova aula navigare su Anagrafiche Aule e di seguito cliccare il pulsante in alto a destra dello schermo Aggiungi aula.

Quando si aggiunge una nuova aula sarà necessario collegarla ad una sede.

 

 

Come si stampa la ricevuta di iscrizione?

La ricevuta di iscrizione viene mostrata a video automaticamente dopo aver completato la procedura di iscrizione di uno studente ed è possibile rivederla dalla gestione degli ordini, cliccando su Gestione finanziaria → Gestione degli ordini, cliccando il pulsante Mostra dettaglio ordine.

La ricevuta mostrata a video può essere stampata cliccando il pulsante Stampa documento, in alto a destra della schermata.

Come si attiva la possibilità di annullare le lezioni ai docenti della scuola?

Per abilitare o disabilitare l’annullamento delle lezioni da parte dei docenti navigare su Configurazione → Impostazioni, espandere la sezione Impostazioni relative ai docenti e selezionare o deselezionare il flag Il docente può annullare le lezioni dei propri corsi.

Quando attiva, il docente potrà indicare le proprie lezioni come annullate / da recuperare sia dal proprio account web sia dall’App per cellulare.

Come viene calcolata la retribuzione dei docenti?

Il compenso dei docenti viene calcolato tenendo conto della classe di retribuzione applicata (al docente o alle lezioni tenute) ed alle effettive lezione tenute, ossia quelle in cui è stata registrata la presenza (dalla segreteria o dal docente stesso).

Il sistema calcolerà gli importi in base agli effettivi minuti di lezione: se ad esempio la classe di retribuzione del docente è di 20 € all’ora e la lezione è di 45 minuti, il sistema calcolerà 15 € (20€ / 60 minuti * 45 minuti).

Le classi di retribuzione inserite e quindi gli importi calcolati dal sistema sono da intendersi lordi e dovranno quindi essere gestiti in base alla modalità di fatturazione associata ai singoli docenti.

E’ possibile allungare l’orario delle lezioni fino alle 24?

Per configurare l’orario, dal menù principale cliccare su Configurazione → Impostazioni.
Cliccare quindi su Impostazioni relative al calendario per espandere la sezione.
Tramite i campi Ora iniziale della giornataOra finale della giornata è possibile selezionare gli orari desiderati, dalle ore 7 alle ore 24.

Come posso visualizzare la domenica nel calendario di ScuolaSemplice?

Per visualizzare anche la domenica nel calendario del sistema, dal menù principale clicca su Configurazione → Impostazioni. Nella schermata successiva, cliccare la sezione Impostazioni relative al calendario. Selezionare quindi il flag Mostra la domenica nel calendario e salvare cliccando su Applica modifiche.

Una volta scaricata l’app come possiamo dare il codice identificativo per far accedere il docente?

Per generare il codice personale del docente, navigare su Anagrafica → Docenti.
Cliccare quindi il pulsante di generazione del codice  nella riga del docente interessato.
Il sistema mostra quindi una finestra popup con il codice del docente, che può essere inviato via mail, SMS oppure semplicemente comunicato a voce.

ATTENZIONE: per abilitare la generazione del codice, è necessario che nell’anagrafica del docente sia compilato il campo cellulare.

Per la guida specifica clicca qui.