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FAQs


Benvenuto nella sezione FAQ di ScuolaSemplice.
In questa sezione troverai le più comuni domande degli utenti di ScuolaSemplice per cui sarà molto probabile trovare la risposta che cerchi. Ti consigliamo inoltre di utilizzare il campo di ricerca principale per cercare rapidamente anche tra le FAQ presenti in questa WiKi.

C’è un modo per esportare massivamente gli studenti collegati ad un’azienda?


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Per esportare massivamente gli studenti collegati ad un’azienda si dovrà andare in Anagrafiche→ Studenti e filtrare gli studenti in base all’azienda cliente per la quale vogliamo effettuare l’esportazione:

Una volta filtrati si dovrà effettuare l’esportazione selezionando l’opzione Usa i filtri, in questo modo verranno esportati solamente gli studenti collegati all’azienda selezionata

Cosa devo fare quando una fattura elettronica viene rifiutata dallo SDI?

Questa mini guida riguardante il rifiuto delle fatture elettroniche da parte dello SDI riguarda solamente i clienti che hanno attivato la fatturazione elettronica tramite CGN Fintech.

Per avere maggiori informazioni sull’attivazione del pacchetto Premium Fatturazione Elettronica con CGN Fintech contattaci a: commerciale@blucloud.it.

Quando accedendo alla sezione Gestione Fiscale→ Fatture/Note di credito vengono visualizzate delle fatture in rosso, esse sono state scartate dallo SDI dato che non rispettano i criteri di conformità stabiliti.
Una volta che si presenta questa situazione sarà possibile visualizzare il motivo dello scarto andando con il mouse sopra al simbolo di errore a sinistra del Menù e verrà mostrato un messaggio contenente una breve descrizione del problema.

Una volta visualizzato il problema si dovranno effettuare i seguenti passaggi:

  • Eliminare l’XML della fattura (NON LA FATTURA)
  • Modificare i dati che generano il problema (se il problema è relativo alla fattura si può entrare da Menù→ Modifica Fattura, se invece è relativo ai dati dell’intestatario sarà necessario modificarli dalla sua anagrafica)
  • Emettere nuovamente l’XML
  • Visualizzare il formato ministeriale
  • Inviare nuovamente la fattura allo SDI

Il docente non riesce a modificare i dati di presenza degli studenti precedentemente inseriti, perchè?

E’ necessario verificare che il Docente sia abilitato a modificare le presenze inserite e se è dentro i tempi massimi per farlo.

Navigare in Configurazione → Impostazioni → Impostazioni relative ai Docenti, scorrere fino alla voce “Le informazioni sulle presenze alle lezioni possono essere modificate solo entro  giorni dopo il primo inserimento (-1 nessun limite)”. 

Quindi verificare che dalla lezione non siano passati più giorni di quelli inseriti in questo riquadro, in caso contrario è necessario modificare il numero di giorni entro il quale il Docente può effettuare modifiche alle presenze inserite.

Come si possono disattivare i promemoria/solleciti dei pagamenti degli utenti?

Navigare in Configurazione → Notifiche automatiche, da questa sezione è possibile togliere la spunta alla voce “Abilita le notifiche per i pagamenti in scadenza”:

Questo bloccherà l’invio di qualsiasi email o messaggio App di reminder dei pagamenti.

In caso si voglia disabilitare solo alcune notifiche specifiche basterà togliere la checkbox accanto ai numeri delle notifiche che si vuole disattivare.

Devo fare un’iscrizione ad un corso senza inserire una quota di iscrizione nell’ordine come faccio?

Nel momento dell’iscrizione se lo Studente selezionato non ha una quota valida comparirà questo messaggio e sarà possibile Ignorare o Esentare la Quota di iscrizione per l’ordine:

Spuntare una delle due opzioni:

  • Ignora: La quota non verrà inserita nel carrello, ignorandone l’inserimento.
  • Esenzione: La quota verrà inserita nel carrello ma a costo 0.

Proseguire l’inserimento nel carrello e l’iscrizione normalmente.

Perchè non vedo il report delle presenze per le lezioni online tenute su Teams?

Probabilmente nel sistema è attiva l’interconnessione con Teams con la creazione delle riunioni di Calendario. Questa modalità non consente di recuperare i dati di Presenza.

Ecco tutti i Pro e Contro di questa modalità:

Pro:
– Il sistema creerà degli eventi di calendario invitando i partecipanti della lezione e predisponendo la riunione Teams.
– I partecipanti riceveranno l’evento sul proprio calendario se attivi su teams o l’invio via mail per gli utenti esterni.
– Il comportamento sarà simile alla creazione manuale di un evento.
Contro:
– Per il momento il sistema non potrà recuperare i dati sulle presenze
– Per il momento il sistema non potrà recepire modifiche all’evento fatte sul calendario. Le modifiche vanno fatte da sistema
– La mail di invito spedita da Teams avrà tutti i partecipanti in copia, in genere inopportuno per partecipanti privati o appartenenti ad organizzazioni diverse
Per cambiare modalità di collegamento scollegare l’account Teams e collegarlo con la modalità Integrazione pura via API non visibile da calendario.

Perche il totale da incassare varia in base ai filtri che seleziono?

Il Totale da incassare che viene visualizzato nella sezione Gestione Fiscale → Fatture/Note di Credito visualizza il valore monetario da incassare di tutte le Fatture presenti nella pagina e non di tutte le fatture presenti nella Scuola.

E’ quindi normale che in base ai filtri inseriti il totale da incassare cambia in quanto cambiano le Fatture visualizzate.

Qual è la differenza tra Corso con costo a Forfait e Cors con costo una Tantum?

Il Corso a Forfait presuppone che una Persona o Azienda paghi l’importo intero per l’iscrizione di tutti gli allievi. Quindi verrà generato un solo Ordine di pagamento per l’interessato e tutti gli altri iscritti potranno essere aggiunti senza nessun ordine o costo aggiuntivo. Clicca qui per la guida completa.

Il Corso con costo una Tantum presuppone che tutti gli iscritti al Corso paghino la cifra impostata per partecipare a tutta la durata del Corso. Clicca qui per la guida sulle tipolgie di costi.

A cosa servono gli stati del Corso?

Lo stato di un Corso può essere impostato in 3 modi:

  • Corso in preparazione: Visibile solo alla segreteria. Questa funzione permette di lavorare alla definizione e programmazione dei corsi senza che questi siano visibili ai Docenti e Studenti.
  • Corso aperto alle iscrizioni: Permette la normale iscrizione al Corso.
  • Corso chiuso alle iscrizioni: Impedisce l’iscrizione da Form Online agli Studenti e, in base alla Configurazione, anche l’iscrizione da parte della Segreteria.

Clicca qui per la guida completa.

Come disabilito l’accesso a tutti i Form che ho creato?

Si è possibile. Per farlo è necessario navigare in Configurazione → Form di vendita e spuntare la Checkbox in alto a destra “Disattiva le form di vendita mettendole in manutenzione”, sarà possibile indicare anche un messaggio da mostrare agli Utenti che provano ad aprire la form.

Qual è la differenza tra Calendario e Calendario Personale?

Il Calendario presente nel gestionale racchiudere tutte le viste riguardanti i Corsi, Docenti, Studenti e Aule in cui è possibile modificare le lezioni o semplicemente visualizzare il calendario scolastico.

Il Calendario personale racchiude le proprie attività e task. E’ utile per prendere appuntamenti, fissare eventi/task per se stessi o per altri Amministratori di sistema.

Clicca qui per la guida completa al calendario personale.

Come posso cambiare l’anno didattico corrente?

E’ possibile impostare un Anno Didattico corrente diverso da quello attuale navigando in Configurazione → Anni Didattici e cliccando sull’icona a forma di asterisco “Imposta come anno corrente” accanto all’anno che si vuole attivare.

In caso sia necessario creare un nuovo anno Didattico leggere la seguente guida.

Dove si configura l’intestazione nelle ricevute fiscali con i dati della scuola?

Nelle intestazioni delle Ricevute compaiono i Dati Fiscali della Scuola cosi come configurato in Gestione Fiscale → Impostazioni Fiscali.

Per modificare l’intestazione delle Fatture sarà necessario modificare i dati della Società presente in questa schermata.

La modifica sarà visibile solo sulle nuove Ricevute emesse. Per visualizzare la modifica sulle Ricevute già generate sarà necessario riemettere la Ricevuta.

Vorrei importare degli studenti utilizzando un file dove sono presenti anche utenti che sono già stati inseriti su ScuolaSemplice, come si comporta il sistema in questo caso?

ScuolaSemplice riconosce gli utenti già presenti nel sistema tramite la loro Mail e non crea dei doppioni ma aggiorna le anagrafiche presenti con i dati importati da File Excel.
Risulta, quindi, di fondamentale importanza prestare attenzione al corretto inserimento della Mail per non creare dei doppioni.
Nel caso dopo un’importazione risultassero dei doppione è possibile seguire questa guida per l’unificazione massiva delle anagrafiche.

Cosa succede nel caso un Utente sia collegato all’App da più Scuole?

Nel caso un utente (Studente, Tutore o Docente) sia iscritto a più Scuole che utilizzano ScuolaSemplice, dovrà richiedere l’abilitazione all’utilizzo dell’App per lo stesso numero di Cellulare su entrambi gli Istituti. Questo permetterà all’utente di visualizzare in un’unica App tutti i Corsi e i relativi dati di entrambe le Scuole.

In caso di scollegamento da uno dei due istituti l’App continuerà a funzionare mostrando i dati della sola Scuola rimanente.

Ho raggiunto il numero massimo di studenti preiscrivibili in un ordine Aziendale ma ne dovrei aggiungere altri, come posso fare?

E’ possibile modificare il numero degli Studenti da preiscrivere navigando in Anagrafiche → Aziende clienti → Click sul nome → tab Ordini d’acquisto, da qui cliccare su Modifica accanto all’ordine di interesse. Saranno presenti due voci per il numero di Studenti da iscrivere per i Corsi Collettivi e Corsi Individuali:
Una volta modificato questo numero e salvato è possibile procedere nuovamente alle iscrizioni degli studenti mancanti.

Le note/commenti che vengono inserite nell’agrafiche degli studenti, sono visualizzabili da quest’ultimi?

No. Il campo delle note sono visibili solo dalla Segreteria e ai Docenti che hanno Corsi attivi con lo Studente.

Il Docente può visualizzare le note cliccando sul Nome di uno Studente nella tab Studenti iscritti del Corso e navigando nella relativa scheda “Commenti/Note”:

L’inserimento delle Note/Commenti è di Default attivo solo per la Segreteria. Può essere attivato per i Docenti in Configurazione → Impostazioni → Impostazioni relative ai Docenti la voce “L’insegnante può aggiungere note private al profilo dello studente”.

Vengono compresi nella chiusura giornaliera i movimenti semplici?

I movimenti semplici, ossia quelle transazioni che vengono aggiunte manualmente direttamente dalla sezione Entrate/Uscite, NON figureranno nella chiusura giornaliera (Gestione finanziaria → Chiusura giornaliera), ma soltanto in prima nota ossia nella sezione Entrate/Uscite (Gestione fiscale → Entrate/Uscite).
Nella chiusura giornaliera risulteranno solamente gli incassi che derivano da ordini di iscrizione.

Perchè non vedo alcune lezioni nel TimeTable del Docente?

Il TimeTable del Docente mostra solo le lezioni che devono essere ancora tenute quindi ancora non svolte o in stato di attesa di inserimento presenze.

Se qualche lezioni non viene visualizzata controllare che non siano già state segnate come tenute.

C’è possibilità di rifare un report/attestato già generato e quindi con numero di protocollo assegnato?

Si, nel caso in cui si renda necessario riemettere un report/attestato associato ad un numero di protocollo (e quindi immodificabile) perchè errato o riportante informazioni non coerenti, sarà possibile seguire questa procedura:

Navigare in Configurazione → Numeri di protocollo

Qui basterà accedere all’elenco dei numeri di protocollo generati tramite l’apposito pulsante:

e per ogni Report/Attestato generato apparirà il nome dello studente associato ed il corso di riferimento, nonchè l’icona di un cestino per l’eliminazione, utilizzando quest’ultimo il report tornerà all’interno del corso come di nuovo “generabile”

 

Per informazioni riguardanti la generazione di attestati con numero di protocollo associato fare riferimento a questa GUIDA

Per quale motivo in fase di programmazione di una nuova lezione da parte del docente non vi è possibilità di scegliere l’aula?

Se il sistema non da la possibilità al Docente di scegliere l’aula controllare che:
  • Sia stata attivata la funzionalità che permette ai docenti di scegliere tra le aule abilitate alla prenotazione online:

E’ possibile verificarlo in Configurazione → Impostazioni → Impostazioni relative ai docenti la spunta Consenti ai docenti di scegliere manualmente l’aula durante la schedulazione di nuove lezioni e opzionalmente la spunta Mostra il calendario per aule nella vista via web. Senza la prima spunta abilitata il sistema sceglierà in automatico la prima aula disponibile abilitata.

  • Le Aule di interesse siano attive alla prenotazione Online:

Per abilitare le aule alla prenotazione online navigare in Anagrafiche → Aule → Modifica e spuntare la checkbox L’aula è prenotabile per docenti e studenti per l’erogazione delle lezioni.

Come mai il docente non riesce a calendarizzare un corso flessibile sebbene abbia l’abilitazione a farlo?

Se il Docente è abilitato a pianificare un corso flessibile come spiegato in questa guida ma non riesce a farlo è perchè il Corso che sta tentando di programmare è impostato con durata “Impostata manualmente o fino a fine Anno Didattico”. 

La funzione è stata bloccata per questi Corsi in quanto non ci sarebbe limite di programmazione delle lezioni ed il Docente potrebbe calendarizzare lezioni senza limiti.

Qual è la differenza tra annullare ed eliminare un corso?

Nel caso in cui un corso sia stato creato, con o senza iscritti ancora, con il calendario pianificato o meno, ma senza lezioni ancora tenute, dalla scheda del corso sarà possibile:

  • Annullare il corso: cliccando il pulsante Annulla corso sarà possibile annullare il corso per il quale non sono ancora state tenute lezioni; a seguito dell’annullamento, il corso sarà sempre presente sulla lista dei corsi ma evidenziato in grigio. Ora, sempre dalla scheda del corso, sarà possibile riaprire il corso oppure archiviarlo (il corso non sarà più visualizzabile nel sistema ma andrà a finire sull’archivio dei corsi)
  • Eliminare il corso: cliccando il pulsante Elimina corso sarà possibile eliminare il corso in maniera definitiva.

Come posso creare un Corso Regolare con lezioni a durata differente?

Il metodo corretto per calendarizzare Corsi Regolari con lezioni a durata differente è utilizzare la tipologia di Corso a Classe Didattica.

Questo tipo di corso infatti permette la creazione di Corsi senza limiti di lezioni settimanali, con Materie, Docenti e durata differente per ogni lezione della settimana.

Per maggiori informazioni Clicca qui per la guida sulla calendarizzazione di corsi a Classe Didattica.

Se invece il Corso avesse una durata limitata allora sarà possibile usare un corso flessibile che permette di decidere la durata di ogni lezione a piacimento.

Nel caso in cui solo alcune lezioni di un Corso Regolare avessero durata differente rispetto a quella standard è consigliabile modificare la durata della singola lezione.

Posso modificare le rate di un Ordine con Fattura già emessa?

Se la Fattura è stata emessa per l’intero Ordine è possibile modificare le rate direttamente nella Fattura stessa. Le rate verranno automaticamente aggiornate anche nell’Ordine. Per modificare le rate di una fattura leggere questa guida.

Se la Fattura è stata emessa per una parte dell’Ordine è necessario cancella la Fattura, modificare l’Ordine e rimettere la Fattura.

Come attivo o disattivo il codice Capcha all’accesso?

Per modificare le impostazioni della Sicurezza al Log-in è necessario navigare in Amministrazione → Impostazioni generali e scorrere fino alla voce Sicurezza al login:

quindi modificare l’impostazione e salvare con il tasto verde Modifica impostazioni:

Cosa succede se cambio data di inizio corso?

  • Per i Corsi Collettivi con nessuna lezione tenuta: Le lezioni verranno ricalendarizzate partendo dalla nuova di inizio corso, inoltre a tutti gli Studenti iscritti nello stesso giorno della vecchia data verranno aggiornati con la nuova data di iscrizione. Gli Studenti iscritti prima o dopo la vecchia data non subiranno variazioni.
  • Per i Corsi Collettivi con lezioni tenute: Il cambio della data di inizio non avrà effetto sul calendario delle lezioni. Gli studenti iscritti nello stesso giorno della vecchia data verranno aggiornati alla nuova.

 

  • Per i Corsi Individuali con nessuna lezione tenuta: Le lezioni verranno ricalendarizzate partendo dalla nuova di inizio corso. Lo Studente subirà il cambio della data di iscrizione con la nuova.
  • Per i Corsi Individuali con lezione tenuta: Il calendario non subirà variazioni. Lo Studente subirà il cambio della data di iscrizione con la nuova.

Perchè non riesco ad eliminare un’anagrafica?

La voce “Elimina” viene nascosta se l’anagrafica selezionata è in utilizzo dal sistema.

Per Studenti/Tutori:

  • Ordini.
  • Fatture/Ricevute.
  • Corsi in corso o chiusi.

Per Docenti:

  • Corsi tenuti o passati.
  • Pagamenti da erogare.
  • Carnet associati o chiusi.
  • Attività Extra.

E’ necessario cancellare tutto ciò che è collegato all’anagrafica per poter ripristinare la voce “Elimina” e procedere alla cancellazione dell’Anagrafica.

Per i Docenti è disponibile la funzione “Disabilita” che permette di mantenere tutti i dati a sistema ma di disabilitare l’anagrafica cosi da bloccarne l’utilizzo, per disabilitare un Docente seguire questa guida.

 

Qual è la differenza tra Pacchetti di Ore, Lezioni o Mensilità e Carnet di lezioni?

La differenza sta nel fatto che i Pacchetti non sono vendibili a se stanti ma sono per forza legati ad un Corso. Il pacchetto permette di acquistare solo un porzione di un Corso permettendo poi eventuali rinnovi.

Il Carnet di ore può essere venduto separatamente da un Corso e non può essere rinnovato ma solo acquistato nuovamente.

Un’ulteriore differenza è che il Carnet di ore può essere acquistato in autonomia. Un Corso a pacchetti di Ore, Lezioni o Mensilità non può essere acquistato in autonomia.

Come si può procedere quando la scuola prevede la Tessera Associativa solo in alcuni casi?

Nel caso in cui sia stata disabilita la Quota di Iscrizione degli studenti poiché non prevista dalla scuola, il sistema non la chiederà in fase d’ordine d’acquisto (mentre se abilitata poiché prevista dalla scuola, verrà sempre richiesto di aggiungere all’ordine anche la Tessera associativa per gli studenti che ne sono ancora sprovvisti).

Nel caso in cui la scuola abbia disabilitato la Quota di Iscrizione, ma in casi particolari ne necessitasse, dovrà essere aggiunto un Bene o servizio chiamato per esempio Quota di Iscrizione, la quale potrà essere poi aggiunto in fase d’ordine:

Cliccare qui per la guida relativa alla configurazione dei Beni e servizi.

Così facendo, il sistema non verificherà che lo studente abbia pagato la quota per l’anno corrente poiché disabilitata, ma sarà possibile comunque inserirla in fase d’iscrizione quando necessario, cliccando il pulsante blu centrale, scegliendo “Beni e servizi” e selezionando l’articolo.

Come si disabilitano le Tessere associative?

Se la scuola non prevede la tessera associativa per gli iscritti, è possibile disabilitarla andando su Amministrazione → Impostazioni economiche. Scendere quindi fino alla sezione Quote di tesseramento studenti e flaggare il checkbox Disabilita la tessera di iscrizione.

Se chiudo ed archivio un corso collettivo o individuale, cosa accade alle lezioni che erano state messe in stato da recuperare?

Un corso, collettivo o individuale, che viene chiuso e poi archiviato (o anche chiuso e basta), provoca l’annullamento definitivo delle lezioni messe in stato da recuperare con conseguente impossibilità di effettuare la riprogrammazione delle stesse. Infatti, il sistema, chiede soltanto se lasciare aperte o meno, lezioni per cui non sono state inserite le presenze, mentre annullerà tutte le lezioni future e quelle appunto messe in stato da recuperare.
Quindi, in caso si necessiti di recuperare in futuro (per esempio nell’anno didattico successivo) delle lezioni messe in precedenza in stato da recuperare, si consiglia di lasciare temporaneamente aperti quei corsi fintanto che non verranno riprogrammate quelle lezioni.
Queste lezioni verranno sempre raggruppate nella sezione Didattica → Lezioni da recuperare, oppure dall’elenco dei corsi sarà poi possibile filtrare per anno didattico specifico per visualizzare i corsi di quell’anno che non sono stati ancora archiviati e quindi con lezioni ancora da ricalendarizzare.

Posso collegare un nuovo dispositivo alla mia App ScuolaSemplice?

Si è possibile collegare più Telefoni o Tablet allo stesso account.

Per farlo seguire questi passaggi:

  • Installare l’app ScuolaSemplice sul nuovo Dispositivo
  • Indicare “Si ho già ricevuto un sms”
  • Inserire il numero di Cellulare del telefono principale
  • Inserire il codice consegnato tramite SMS 

Terminata la procedura sarà possibile utilizzare l’App in uno qualsiasi dei dispositivi connessi.

Come posso associare più Docenti ad una lezione di una Classe Didattica?

In fase di calendarizzazione è necessario la lezione inserita verrà assegnata ad un solo Docente, se si vuole associare tutti i Docenti a quella lezione bisognerà fare tasto destro sulla lezione → Annulla assegnazione Docente:

In questo modo la lezione verrà assegnata a tutti i Docenti presenti nel Corso.

Per modifica una singola lezione già calendarizzata seguire questa guida.

Come faccio a vedere tutti i pagamenti che ho inserito in data odierna?

Ci sono due metodi:

  • Gestione Finanziaria → Chiusura giornaliera: Racchiudere tutte le transazioni effettuate in data odierna con possibilità di ampliare il periodo temporale
  • Gestione Fiscale → Entrate/Uscite: Vista di tutte le transazioni del gestionale con possibilità di filtrare per periodo.

Come posso sapere il totale degli Iscritti in un Anno Didattico?

E’ possibile navigare in Anagrafiche → Studenti e da qui utilizzare i filtri per visualizzare i Studenti interessati:

  • Se si vuole sapere il totale degli Studenti con Quota di iscrizione attiva utilizzare il filtro “Validità Tessera” impostandolo su “Attiva”
  • Se si vuole sapere il totale degli iscritti in un Anno Didattico specifico utilizzare il filtro “Anni Didattici” inserendo l’Anno di interesse.

Per esportare gli iscritti di un determinato Anno è possibile seguire questa guida.

Non riesco a modificare aula/orario ad un corso, il sistema mi blocca, come mai?

Se nel tentativo di modificare orario/aula ad un corso regolare, operando dall’agenda delle lezioni del corso, il sistema blocca il proseguimento della procedura mostrando questo pop up di errore,

significa che anziché spostare direttamente la lezione già presente al vecchio orario/aula ossia il box rosso, se ne sta creando una nuova al nuovo orario/aula, la quale andrà a sommarsi a quella già esistente, provocando quindi un’incongruenza con quanto è stato specificato nella scheda di creazione del corso.

Quindi, invece che creare una nuova lezione, si dovrà direttamente spostare la lezione già presente (ossia il box rosso) al nuovo orario/aula e di seguito verificare la pianificazione.

Non trovo l’azienda a cui voglio fatturare, come mai?

E’ possibile Fatturare SOLO alle Aziende che sono state registrate come Fornitori.

Per verificare che l’anagrafica di interesse sia un Fornitore navigare in Gestione Fiscale → Clienti/Fornitori e da qua cliccare Modifica accanto all’Azienda Cliente di interesse, a questo punto nel riquadro Cliente / Fornitori inserire che si tratta di un Fornitore o di un Cliente/Fornitore.

Di fianco alle fatture emesse compare il simbolo “!” con l’avviso “emessa ma impossibile recapitare al destinatario” cosa significa?

Il messaggio compare per le fatture correttamente inviate allo SDI ed indica che il cliente destinatario è un privato che non ha ne il codice destinatario ne la Pec per visualizzare le fatture in formato elettronico. Il cliente può visualizzare la fattura in formato PDF oppure per visualizzare l’XML può in autonomia entrare nel suo cassetto fiscale .

Posso aggiungere Studenti da preiscrivere ad un Ordine Aziendale completato?

Si. E’ possibile modificare il numero degli Studenti da pre iscrivere in un Ordine Aziendale.

Nota: Questa modifica non avrà effetto a livello economico ma solo a livello didattico.

Per effettuare la modifica navigare in Anagrafiche → Aziende Clienti e nella Tab relativa agli ordini cliccare l’icona di Modifica accanto all’ordine di interesse. A questo punto modificare il numero degli Studenti da pre iscrivere e salvare la modifica.

Proseguire alla normale pre iscrizioni dei nuovi Studenti da Didattica → Pre iscrizioni.

E’ possibile riaprire un corso che è stato chiuso/archiviato?

Certamente. E’ necessario prima di tutto accedere all’archivio dei corsi chiusi/archiviati tramite l’apposita checkbox presente in alto a destra nella lista dei corsi:Una volta trovato il corso di interesse è necessario entrare nella scheda del corso e cliccare il pulsante Riapri Corso:

Il corso verrà riaperto come un qualsiasi altro corso in stato di svolgimento normale.

E’ possibile far sì che quiz e sondaggi siano in automatico collegati ai corsi?

Si. E’ necessario collegargli al modello, navigando in Didattica → Corsi Collettivi → Crea da modello e scorrere fino alla voce Definizione delle tipologie di corsi.

Da questa schermata cliccare il tasto blu “Quiz e Sondaggi” accanto al modello a cui si vuole collegare il Quiz/Sondaggio.

A questo punto indicare quale tipologie di Quiz/Sondaggio collegare e salvare le modifiche.

Nota: I corsi già attivati da questo modello non subiranno nessuna modifica.

Il sistema non mi permette di salvare una nuova anagrafica, perché?

I soli campi obbligatori per creare un’anagrafica sono il Nome e Cognome.

Se in fase di creazione viene generato un errore leggere il messaggio per capire qual è l’anagrafica che crea il conflitto. Generalmente sono 3 i tipi di conflitto:

  1. Email già usato
  2. Cellulare già usato
  3. Codice Fiscale già usato

In tutti e 3 i casi un’altra anagrafica nel gestionale sta utilizzando lo stesso dato inserito. E’ necessario cambiare o rimuovere il dato nell’account che si sta creando o in quello già esistente.

Come posso spostare un’Aula in altra Sede?

E’ possibile modificare la Sede di un’Aula navigando in Anagrafiche → Aule cliccando sull’icona modifica accanto all’aula che si vuole spostare. Ora basterà indicare nella voce “Sede” la sede che si vuole associare all’Aula.

Come posso annullare l’invio programmato di un messaggio?

E’ possibile annullare un invio massivo o singolare di messaggi programmate in Amministrazione → Attività schedulate.

In questa schermata sono raggruppati tutti i messaggi che sono in attesa di essere inviati con la possibilità di annullarne l’invio.

Come posso inviare nuove credenziali di accesso ad un account con accesso Web già attivo?

Per generare ed inviare nuove credenziali di accesso ad un’Anagrafica che è già collegata al sistema bisognerà navigare nel menù delle anagrafiche e cliccare sull’anagrafica di interesse nell’icona a forma di Monitor di Computer nella colonna Web:

Comparirà un pop-up di conferma, una volta proseguito avverrà l’invio di una mail con una nuova password casuale assegnata dal gestionale.

C’è un modo per avere una visione completa di tutte le rate scadute non pagate?

Certamente, basterà navigare nella sezione del sistema Gestione finanziaria → Rette studenti e, direttamente a video, verranno mostrati tutti i pagamenti scaduti oppure prossimi alla data di scadenza, messi in ordine cronologico in base alla data di scadenza.
In aggiunta, utilizzando i filtri presenti sopra l’elenco dei pagamenti, sarà possibile filtrare per periodo di tempo, utente e corso specifico.

Come creo una Classe o Tipologia di Spesa?

Per creare una nuova Classe di Spesa navigare in Gestione Fiscale → Mastro Uscite e cliccare sulla freccia verde rivolta verso in basso accanto alla voce Aggiungi Spesa, quindi cliccare Classi di spesa:

Quindi indicare il Nome della Tipologia di Spesa, un Commento e cliccare sull’icona a forma di +.

Posso impostare un indirizzo email dedicato per la parte amministrativa?

Attualmente è possibile impostare un indirizzo email in Gestione Fiscale → Impostazioni Fiscali → Modifica → “Utilizza un indirizzo email specifico per comunicazioni relative ai documenti fiscali (fatture, ricevute, ecc..)”  nella società di interesse.

Questo indirizzo verrà impostato come “replay to” alle mail inviate dalla parte amministrativa (fatture, ricevute ecc..).

Se l’utente che riceve la mail dovesse rispondere la mail verrà spedita all’indirizzo scritto in questo campo.

Come posso disattivare l’accesso Web ad un Utente?

Certo. Per poterlo fare è necessario navigare in Modifica dell’Anagrafica e togliere la spunta sulla voce Permetti all’utente di accedere alla sua area web.

Questo impedirà l’accesso allo Studente/Tutore/Docente/Azienda al suo account Web.

Come posso creare due corsi regolari che hanno la stessa pianificazione ma a settimane alterne?

Sarà necessario creare 2 corsi distinti con frequenza quindicinale e farli partire lo stesso giorno ma ad una settimana di distanza. (ad esempio Lunedì 15/01 corso di chitarra, Lunedì 22/01 corso di pianoforte e così via..)

Così facendo, i due corsi caratterizzati dalla stessa identica pianificazione ma sfalzata di una settimana, si alterneranno in modo preciso non creando conflitti in calendario.

Clicca qui per la guida sulla creazione di un corso a settimane alterne.

Cosa succede se disabilito un Docente?

Un Docente disabilitato non può essere più utilizzato nel Gestionale e non riceverà più comunicazioni di alcun tipo tramite email.

Il pregresso del Docente come Pagamenti, Presenze, Corsi tenuti, Votazioni ecc.. rimarranno tutte a storico nel gestionale.

Ho creato dei pacchetti di lezioni ma il sistema non mi consente di associarli in fase di iscrizione di uno studente. Come devo fare?

Evidentemente il pacchetto di lezione non è configurato o non è configurato correttamente.

Navigare in Configurazione →Pacchetti per corsi erogati a canoni mensili, a lezioni ed a ore da qui verificare che il pacchetto di interesse sia a numero di lezioni/ore o mesi coerentemente come impostato nel Corso di riferimento e che il costo del singolo mese/lezione sia in linea con quello impostato all’interno del corso.

Qui la guida per creare un nuovo pacchetto.

Come posso disattivare un Esame?

Per disattivare un Esame tenuto e con Votazioni inserite sarà necessario cliccare nell’icona accanto al nome dell’Esame di interesse.

A questo punto l’Esame sarà disattivato e quindi visibile solo accedendo all’archivio.

Sarà possibile riattivarlo cliccando l’icona accanto al Nome dell’Esame dentro l’archivio.

Ho attivato le Valutazioni nel Gestionale ma non compare la tab “Valutazioni” nei Corsi come mai?

Una volta terminata la configurazione delle Valutazioni in Configurazione → Impostazioni → Impostazioni relative ai Corsi nella tab Valutazioni, è necessario attivare il sistema di valutazione anche nei singoli Corsi.

Per farlo entrare in Modifica del Corso e alla voce Tipo di Votazione inserire una tra quelle impostate.

Per maggiori informazioni cliccare qui per leggere la guida completa.

Perchè il genitore non vede le rette da pagare sull’App?

Se non vede nessuna retta da pagare assicurarsi che ce ne siano da saldare in Gestione Finanziaria → Rette da pagare filtrando per il suo nome.

In caso il Minore abbia più tutori, assicurarsi che l’ordine sia intestato al Tutore che vuole vedere le rette da pagare. Per far si che tutti i tutori vedano le Rette da pagare del minore, intestare l’ordine al minore stesso.

Clicca qui per la guida sul cambio intestatario dell’Ordine.

Lo Studente mi segnala che non ha ricevuto la mail con il link per collegarsi al Meeting Zoom, cosa posso fare?

Innanzitutto verificare se la mail è stata inviata dal sistema, si può fare in due modi:

  • In Amministrazione → Invio/Elenco Messaggi → Elenco messaggi se la mail sia stata inviata o meno dal sistema.
  • Dal calendario (da qualsiasi vista) con il tasto destro del mouse sulla lezione, cliccando su Verifica lo stato degli inviti per email, da questa schermata sarà anche possibile inviare nuovamente le email per gli inviti

Ho impostato un’automazioni corsi ma non partono email, come mai?

Le automazioni partono prima o dopo tot giorni dalla data di inizio corso, di fine corso o a tot percentuale di svolgimento del corso. Se non partono le email verificare che:

  • Che la percentuale di svolgimento del corso combaci con quella impostata nell’automazione
  • La data di inizio corso sia impostata correttamente e rientri nei paramenti dell’automazione impostata
  • La data di fine corso sia inserita correttamente (per i corsi con data fine) o che la data dell’ultima lezione (per i corsi a numero di lezione o ore) faccia rientrare il corso nei parametri dell’automazione.

NOTA: Le email verranno inviate SOLO ai corsi che soddisfano in QUEL GIORNO i requisiti dell’automazione. Non vengono compresi i corsi che hanno passato i requisiti richiesti. 

Posso sospendere uno studente da un corso collettivo poiché non parteciperà alle lezioni per un certo periodo?

No, la sospensione è prevista al momento soltanto per i corsi individuali.  Per i corsi collettivi, se un singolo studente non potrà per un certo periodo partecipare alle lezioni, saranno perseguibili le seguenti vie:

  • lasciare lo studente dentro il corso e registrare la sua assenza (con eventuale commento esplicativo) nelle lezioni a cui non parteciperà
  • disiscrivere lo studente dal corso temporaneamente, per poi iscriverlo di nuovo successivamente quando tornerà a frequentare le lezioni

Posso modificare la Password di un’utente?

Certamente. E’ necessario navigare in Anagrafiche → Studenti/Tutori/Docenti e fare click sul Nome Modifica ed impostare una nuova Password.

Se i campi per impostare una password non sono visibili è necessario spuntare la voce Permetti all’utente di accedere alla sua area web.

Per maggiori informazioni sull’account Web degli utenti leggere questa Guida.

Perchè non vedo la sezione degli Amministratori?

La sezione si trova in Amministrazione → Amministratori ed è visibile solo ai Super-Admin.

Se non vedete la sezione e volete apportare delle modifiche è necessario contattare il Super-Admin del vostro sistema.

Posso modificare le presenze ad una lezione già tenuta?

Certamente è possibile farlo fintanto che la lezione non è stata pagata al Docente. Per farlo premere il pulsante Manutenzione all’interno dell’agenda delle lezioni del corso e poi su Mostra opzioni di manutenzione. Questo farà comparire un ulteriore pulsante accanto al nome della lezione che permetterà di modificare le Presenze registrate nella lezione.

Qui la guida completa.

Cosa succede se uno Studente tenta di registrarsi ad un Form di Vendita ma è già stato registrato sul gestionale dalla Segreteria?

  • Se l’Anagrafica in questione ha attiva l’accesso Web dovrà fare il login con le sue credenziali. Se prova a registrarsi come nuovo utente utilizzando la stessa mail ScuolaSemplice lo bloccherà dicendogli che esiste già un account con la sua email invitandolo a recuperarla o ad effettuare l’accesso.
  • Se l’utente che sta provando ad accedere alla form non ha attivo l’accesso Web ed inserisce la sua mail già registrata a sistema ScuolaSemplice manderà comunque il codice di verifica per validare la mail (come se non fosse una prima attivazione) terminata la verifica il sistema precaricherà Nome e Cognome dell’utente, una volta completata la registrazione l’account verrà abilitato all’utilizzo Web del suo Account.

Come gestisco la sospensione di un Corso Individuale a canone mensile?

E’ possibile sospendere e poi riprendere un Corso a canone mensile seguendo questa guida.

Al momento della riattivazione i mesi che non sono stati frequentati richiedono lo stesso di un ordine di rinnovo che dovrà essere scontato al 100% in quanto nessuna lezione è stata tenuta.

Una volta arrivati al rinnovo del mese corretto lasciare il costo del pacchetto invariato.

Come posso richiedere la trascrizione della Chat avuta con l’assistenza?

E’ necessario cliccare nelle tre linee in alto a destra e cliccare su Trascrizione e-mail:

Verrà chiesto l’indirizzo email a cui inviare la trascrizione. Una volta terminata la chat deve essere riaperto il menù con le tre barre e cliccare su Termina questa sessione di chat. 

Solo al termine della chat verrà inviata la trascrizione all’email indicata.

E’ possibile trasferire un Carnet di lezione da uno Studente ad un’altro?

No. Non è possibile trasferire un Carnet ad un altro Studente.

Un’alternativa è quella di azzerare il numero di ore rimanenti del Carnet in Didattica → Carnet di Lezioni → Modifica saldo Carnet e di acquistarne uno nuovo per lo Studente di interesse (eventualmente modificando il costo) aggiustandone il Saldo rimanente.

 

Non riesco a fare un’esportazione perchè dice che c’è ne già una pianificata, cosa significa?

In caso di esportazione di un file troppo grande da scaricare immediatamente ScuolaSemplice invierà l’esportazione all’email del Vostro Account non appena verrà elaborata.

Fino a quando questo prima richiesta di esportazione non viene processata non sarà possibile richiederne di nuove. Questo fa generare il messaggio “Un’esportazione schedulata è già pianificata, non potrai attivarne altre sino al suo completamento“.

In caso si voglia comunque procedere nel richiedere una nuova esportazione senza attendere l’elaborazione della vecchia sarà possibile scorrere in fondo alle impostazioni dell’esportazione e cliccare l’icona del cestino rossa accanto alla scritta “Un’esportazione è stata già pianificata, non potrai attivare altre esportazioni schedulate sino al suo completamento“.

E’ possibile inserire lezioni durante le giornate di festività?

Si, è possibile inserire lezioni nei giorni festivi ma questa operazione può essere fatta solo dalla Segreteria, i Docenti non sono abilitati.

Nei corsi flessibili basterà calendarizzare una nuova lezione dall’agenda delle lezioni.

Nei Corsi Regolari la lezione saltata per festività potrà essere riammessa mediante una nuova pianificazione delle lezioni, andando a lavorare in fase di approvazione delle lezioni riammettendo quelle di interesse.

Facendo il rinnovo non mi viene restituito il pacchetto da acquistare, perche?

Evidentemente il pacchetto di lezione non è configurato o non configurato correttamente.

Navigare in Configurazione →Pacchetti per corsi erogati a canoni mensili, a lezioni ed a ore da qui verificare che il pacchetto di interesse sia a numero di lezioni/ore o mesi coerentemente come impostato nel Corso di riferimento e che il costo del singolo mese/lezione sia in linea con quello impostato all’interno del corso. Qui la guida per creare un nuovo pacchetto.

Lo Studente vuole cambiare la durata delle proprie Lezioni Individuali, cosa devo fare?

Se il costo del corso deve essere modificato ci sono due modi:

  1. Disiscrivere lo Studente dal vecchio Corso e fare una nuova iscrizione con la nuova durata e le nuove condizioni Economiche.
  2. Mantenere il vecchio corso modificando la durata delle lezioni e modificare manualmente l’ordine di iscrizione.

Se il costo del corso non deve essere modificato sarà necessario solo modificare la durata delle lezioni del corso esistente tramite questa guida.

 

Nell’approvazione delle lezioni del Docente viene indicato che manca la retribuzione, cosa devo fare?

I tipi di errori che si possono presentare sono due:

  • Retribuzione personale non impostata
  • Classe di retribuzione Predefinita del Docente non impostata

L’errore dipende dal tipo di Retribuzione che è stata impostata nel Corso, Attività extra, Lezione gratuita o Carnet di lezioni.

In ogni caso la retribuzione si imposta all’interno dell’anagrafica del Docente in Anagrafiche → Docenti → Modifica.

Il primo errore si riferisce al mancato inserimento della retribuzione nella voce Tariffa Oraria Docente €.

Il secondo errore si riferisce alla voce Classe di Retribuzione Predefinita.

Devo fare un Iscrizione intestata all’Azienda, come faccio?

Ci sono diverse casistiche:

  • Se lo Studente si Iscrive ad un Corso Individuale o Collettivo e il costo di solo questo corsista deve essere intestato all’Azienda allora è possibile inserire i dati diversi di fatturazione nell’anagrafica della Studente tramite questa guida.
  • Se l’Azienda paga UN solo Corso Collettivo per i suoi dipendenti. Utilizzare il Corso Collettivo con costo a Forfait. Qui la Guida.
  • Se l’Azienda paga più corsi individuali, collettivi o corsi misti con la necessità di fatturare a Step e necessitare di un Account per il Referente Aziendale. Utilizzare le Offerte commerciali con questa Guida.

Lo/a Studente mi chiede il codice della Scuola per collegarsi all’App, dove lo trovo?

L’utente sta sbagliando procedura.
All’apertura dell’App, quando gli si presentano due opzioni, dovrà scegliere “Si, ho da poco ricevuto un SMS” per proseguire al collegamento dell’App e NON l’altra opzione “No, non ricevuto alcun SMS”

Il codice della Scuola non serve per gli studenti già iscritti ma ha finalità promozionali dei propri prodotti rivolte a tutti coloro che NON sono iscritti alla scuola.

Qui la Guida completa di registrazione all’App.

Perchè non visualizzo il Corso Collettivo per iscrivere uno Studente dal pannello di Iscrizione?

Se non viene visualizzato il Corso a cui iscrivere uno Studente controllare quanto segue:

  • Che lo Studente non sia già iscritto al Corso
  • Che il Corso non sia impostato con costo interno (nessuna tariffa) – Click per la guida.
  • Che il Corso non sia impostato con costo a Forfait. – Click per la guida.
  • Che il Corso non sia legato ad un’Azienda Cliente (il campo Azienda collegata dovrà essere valorizzata con la voce –Corso non aziendale–).
  • Che nel Corso non sia stata spuntata la voce “Questo corso si svolge senza registrare gli studenti iscritti”

Esiste un modo per vedere lo storico e le scadenze dei pagamenti di un singolo allievo?

Per poter visualizzare i pagamenti delle rette di un singolo studente, sia effettuati che da effettuare, navigare su Gestione finanziaria → Rette studenti. A questo punto, inserendo il nome sul campo di ricerca in alto a destra, sarà possibile cercare un allievo dall’archivio e visualizzare tutti i pagamenti ad esso relativi.

Di default il sistema mostrerà i pagamenti ancora da registrare, ma sarà possibile visualizzare lo storico dei pagamenti cliccando sul menù a tendina in alto e scegliendo la voce “Pagamenti saldati” (di default il sistema mostra  i “Pagamenti in scadenza“).

Altro metodo per visualizzare tutti i pagamenti ancora dovuti da un singolo allievo è cliccando il pulsante in alto a destra Registra pagamento, sempre dalla pagina Rette studenti.
Inserendo quindi il nome dello studente il sistema mostrerà tutti i pagamenti non ancora saldati con la somme totale.

Da questa sezione del sistema sarà ovviamente possibile registrare pagamenti parziali che esulano dal normale flusso di rateizzazione stabilito in fase d’ordine. (Cliccare qui per la FAQ sulla registrazione dei pagamenti parziali)

Come mai se clicco su “Aggiungi corso individuale”, il sistema reindirizza direttamente al pannello d’iscrizione?

Cliccando il pulsante “Aggiungi corso individuale” il sistema reindirizzerà direttamente al pannello d’iscrizione, poiché trattandosi appunto di un individuale, il corso si creerà con la contestuale iscrizione dello studente.

Tuttavia, prima di effettuare l’iscrizione,  dovranno essere previamente create le tipologie di lezioni individuali, ovverosia l’offerta che verrà poi inserita in fase d’iscrizione.
Quindi navigare su Didattica Lezioni individuali, cliccare il pulsante Definizione delle tipologie di corsi e di seguito il pulsante Crea nuova tipologia. (Clicca qui per la mini guida sulle tipologie dei corsi).

Dopodiché in fase d’iscrizione, dopo aver scelto lo studente e la materia oggetto del corso, il sistema chiederà il tipo di offerta da agganciare, ovvero una delle tipologie di lezioni individuali precedentemente creata.

E’ possibile inserire un logo personalizzato della scuola sul sistema web?

Al momento dell’istallazione e configurazione della piattaforma ScuolaSemplice, verrà inserito il logo della scuola il quale andrà poi a comparire sulla schermata iniziale di login e sulla parte in alto della ricevuta/contratto d’iscrizione dello studente.

Il logo può essere cambiato in Amministrazione → Impostazioni generali → Immagine al login e Logo dell’applicazione Web.

Il primo sarà visualizzato nella schermata di login del gestionale, il secondo in alto a sinistra sopra il menù di navigazione.

Per ulteriori informazioni fare riferimento a questa guida.

Come configuro un nuovo anno didattico?

Navigare in Configurazione →  Anni didattici e cliccare il pulsante in alto Aggiungi anno didattico.

A questo punto sarà possibile aggiungere uno o più anni didattici inserendo obbligatoriamente i dati richiesti, quali:

  • Nome anno didattico
  • Da
  • A
  • Primo giorno di lezione
  • Ultimo giorno di lezione per l’anno didattico

 

Come mai l’elenco delle anagrafiche è in ordine alfabetico per nome?

Per modificare l’ordine alfabetico dell’elenco delle anagrafiche di docenti, studenti o tutori/responsabili, in caso si voglia che l’elenco sia ordinato per cognome anziché per nome o viceversa, navigare su Amministrazione Impostazioni generali.

Scorrere in basso fino a Inserisci nome persone come, effettuare la modifica e cliccare il pulsante Modifica impostazioni in fondo alla sezione per salvare la modifica.

 

E’ possibile inserire le presenze degli studenti massivamente?

Certamente. Sarà semplicemente necessario navigare sul corso desiderato, individuale o collettivo, e cliccare la seconda icona Agenda delle lezioni.

A questo punto dalla schermata successiva, cliccare il pulsante in alto a destra Registro delle presenze.

Sarò possibile visualizzare ora la lista di tutte lezioni di quel corso, con il docente che l’ha sostenuta e tutti gli studenti iscritti.

Ora, inserendo il flag sul checkbox svolta sotto la colonna Ora lezione, sarà possibile inserire la presenza per tutti gli iscritti a quel corso, per una o più lezioni sostenute, in maniera massiva.

Cliccare il pulsante Aggiorna presenze per terminare l’operazione.

Come si creano i pacchetti di lezioni?

Per creare uno o più pacchetti di lezioni, navigare su Configurazione Impostazioni ed entrare nella sezione Pacchetti per corsi erogati a canoni mensili, a lezioni ed a ore.

Quindi inserire:

  • Nome: il nome del nuovo pacchetto (es.: “Otto lezioni”)
  • Tipo di corso: scegliere tra:
    • Corso pagato a canone mensile: per creare un pacchetto di mesi
    • Corso pagato a ore: per creare un pacchetto di ore
    • Corso pagato a lezione: per creare un pacchetto di lezioni
  • Periodo: indicare la quantità di mesi/ore/lezioni che si vuole includere nel pacchetto (ad es: 8)
  • Ordine: indica l’ordinamento con cui verrà visualizzato il pacchetto nella lista di quelli disponibili e in fase di iscrizione dello studente

Cliccare il pulsante “+” per salvare i dati.

Una volta creato il pacchetto, cliccare la 2° icona Gestione sconti pacchetto per gestire i vari costi del singolo pacchetto.

Inserire quindi:

  • Prezzo singolo: il costo originario della singola entità mese/ora/lezione (ad es.: € 15 / lezione)
  • Prezzo pacchetto: il costo del pacchetto, che può quindi essere differente rispetto al costo della singola entità mese/ora/lezione per il numero delle entità

Clicca qui per la guida specifica.

Iscrivendo uno studente maggiorenne ad un corso, il sistema chiede comunque di inserire il tutore/responsabile. Come mai?

Per evitare che il sistema chieda di inserire il tutore/responsabile in fase d’iscrizione ad un corso, sarà semplicemente necessario inserire la data di nascita sull’anagrafe dello studente maggiorenne in questione.

In questo modo il sistema userà automaticamente lo studente stesso come tutore/responsabile.

Sarà invece sempre obbligatorio associare un tutore/responsabile ogni qualvolta lo studente sia minorenne.

 

Come mai al momento di inserire la presenza di uno studente non riesco a trovarlo nella lista degli studenti da inserire?

Nel caso in cui non si riesca ad inserire la presenza di uno studente per una lezione di un corso collettivo che ha sostenuto, significa che la data di iscrizione dello studente a quel corso è stata erroneamente impostata posteriormente alla data della lezione che ha effettivamente sostenuto.

Per correggere la data di iscrizione di uno studente ad un corso, navigare su Didattica Corsi collettivi e cliccare la 4° icona Studenti iscritti del corso interessato.

A questo punto, cliccare l’icona Modifica (prima icona) dello studente in questione, inserire la data di inizio frequenza giusta e cliccare il pulsante Modifica sottoscrizione per salvare l’operazione.

A questo punto sarà possibile inserire la presenza dello studente.

Come si carica il modulo privacy?

Per caricare il modulo privacy navigare su Amministrazione Impostazioni generali e scorrere in basso fino a Modulo privacy.

Scegliere il file del modulo privacy da caricare e cliccare su Modifica impostazioni per terminare l’operazione.

Inserire il flag sul checkbox Richiedi modulo privacy per indicare che lo studente ha firmato il modulo privacy della scuola.

Come si genera un preventivo?

Per generare un preventivo navigare su Iscrizione studente e dalla schermata successiva inserire il flag sul checkbox Generazione di un preventivo.

Inserire il nome dello studente e un corso, offerta formativa, carnet, bene o servizio per il quale si intende generare il preventivo; cliccare il pulsante + per aggiungere l’ordine.

Inserire tutti i dati relativi al modulo d’ordine (clicca qui per la guida relativa all’inserimento di un ordine) e cliccare il tasto in fondo alla pagina Genera preventivo.

Navigando su Gestione finanziaria → Gestione preventivi sarà possibile visualizzare la lista dei preventivi generati.

Da questa sezione del sistema sarà quindi possibile:

  • modificare o trasformare in ordine un preventivo (1° icona)
  • mostrare i dettagli del preventivo (2° icona)
  • scaricare o inviare il preventivo (3° icona)
  • eliminare un preventivo (4° icona)

Per ulteriori informazioni leggere la guida relativa ai preventivi.

 

Come si ottiene l’abilitazione per inviare email ed sms?

Per ottenere l’abilitazione ad inviare email ed SMS, dal menù cliccare su Amministrazione → Email / SMS. Dalla pagina successiva cliccare il pulsante Impostazioni Email ed SMS, in alto a destra dello schermo.

Dalla schermata successiva è quindi possibile modificare:

  • le impostazioni SMS
  • le impostazioni Email

Per la guida specifica clicca qui.

Come si invia un ordine d’iscrizione tramite email?

Per inviare un ordine d’iscrizione tramite email in fase d’iscrizione, sarà semplicemente necessario inserire la spunta sulla casella Invia la ricevuta dell’ordine anche via email presente nella parte bassa del modulo d’iscrizione appena sopra il pulsante Conferma ordine.

Nel caso in cui invece l’iscrizione sia già stata fatta, navigare su Gestione finanziaria → Gestione degli ordini, individuare l’ordine interessato e cliccare la terza icona Scarica o invia l’ordine.

N.B Sarà necessario aver precedentemente inserito l’indirizzo email sull’anagrafica dello studente (o tutore in caso di minore)

Nel pannelo di iscrizione o rinnovo non appaiono i pacchetti, come mai?

Nel caso in cui un corso abbia una tipologia di iscrizione a costo orario di frequentazione o a costo di frequentazione per lezione, è necessario creare uno o più pacchetti con la stessa tipologia di iscrizione (ore o lezioni) e con il relativo costo (dell’ora o della lezione) uguale a quello impostato nel corso.

Per esempio, se si crea un corso con costo di frequentazione per lezione, con costo della singola lezione pari ad € 20, si dovrà creare un pacchetto di lezioni con costo della singola lezione uguale a € 20.

Lo stesso pacchetto da X lezioni, potrà avere costi singoli e complessivi differenziati (per lo stesso numero di ore o lezioni).

Ad esempio, il pacchetto da 4 lezioni potrebbe avere come costo singolo € 20 e come prezzo complessivo € 80 ed anche €15 come prezzo singolo ed € 60 per il pacchetto, e così via.

Se invece si deve creare un pacchetto con un diverso ammontare di ore o lezioni, sarà necessario crearne uno nuovo.

Per creare o gestire i pacchetti, navigare su Configurazione Impostazioni Pacchetti per corsi erogati a canoni mensili, a lezioni ed a ore.

Approfondisci → 

Come si stampa la ricevuta di iscrizione?

La ricevuta di iscrizione viene mostrata a video automaticamente dopo aver completato la procedura di iscrizione di uno studente ed è possibile rivederla dalla gestione degli ordini, cliccando su Gestione finanziaria → Gestione degli ordini, cliccando il pulsante Mostra dettaglio ordine.

La ricevuta mostrata a video può essere stampata cliccando il pulsante Stampa documento, in alto a destra della schermata.

Come si attiva la possibilità di annullare le lezioni ai docenti della scuola?

Per abilitare o disabilitare l’annullamento delle lezioni da parte dei docenti navigare su Configurazione → Impostazioni, espandere la sezione Impostazioni relative ai docenti e selezionare o deselezionare il flag Il docente può annullare le lezioni dei propri corsi.

Quando attiva, il docente potrà indicare le proprie lezioni come annullate / da recuperare sia dal proprio account web sia dall’App per cellulare.

Come viene calcolata la retribuzione dei docenti?

Il compenso dei docenti viene calcolato tenendo conto della classe di retribuzione applicata (al docente o alle lezioni tenute) ed alle effettive lezione tenute, ossia quelle in cui è stata registrata la presenza (dalla segreteria o dal docente stesso).

Il sistema calcolerà gli importi in base agli effettivi minuti di lezione: se ad esempio la classe di retribuzione del docente è di 20 € all’ora e la lezione è di 45 minuti, il sistema calcolerà 15 € (20€ / 60 minuti * 45 minuti).

Le classi di retribuzione inserite e quindi gli importi calcolati dal sistema sono da intendersi lordi e dovranno quindi essere gestiti in base alla modalità di fatturazione associata ai singoli docenti.

E’ possibile allungare l’orario delle lezioni fino alle 24?

Per configurare l’orario, dal menù principale cliccare su Configurazione → Impostazioni.
Cliccare quindi su Impostazioni relative al calendario per espandere la sezione.
Tramite i campi Ora iniziale della giornataOra finale della giornata è possibile selezionare gli orari desiderati, dalle ore 7 alle ore 24.

Come posso visualizzare la domenica nel calendario di ScuolaSemplice?

Per visualizzare anche la domenica nel calendario del sistema, dal menù principale clicca su Configurazione → Impostazioni. Nella schermata successiva, cliccare la sezione Impostazioni relative al calendario. Selezionare quindi il flag Mostra la domenica nel calendario e salvare cliccando su Applica modifiche.

Una volta scaricata l’app come possiamo dare il codice identificativo per far accedere il docente?

Per generare il codice personale del docente, navigare su Anagrafica → Docenti.
Cliccare quindi il pulsante di generazione del codice  nella riga del docente interessato.
Il sistema mostra quindi una finestra popup con il codice del docente, che può essere inviato via mail, SMS oppure semplicemente comunicato a voce.

ATTENZIONE: per abilitare la generazione del codice, è necessario che nell’anagrafica del docente sia compilato il campo cellulare.

Per la guida specifica clicca qui.