La figura del Tutore / Responsabile
La figura del tutore/responsabile può essere principalmente utilizzata con due finalità: genitore in caso di studente minorenne; azienda in caso di corsi erogati ai propri dipendenti. In entrambi i casi, sarà possibile intestare l’ordine d’iscrizione al tutore/responsabile invece che allo studente o agli studenti che partecipano al corso.
Il tutore/responsabile, se intestatario dell’ordine di iscrizione, avrà pieno accesso alle informazioni che riguardano i propri iscritti e sarà intestatario delle questioni amministrative, come ricevute o fatture. Infatti, sia per la ricevuta d’iscrizione che per la ricevuta fiscale o fattura, sarà possibile inviare il documento direttamente al tutore responsabile. Inoltre, tramite la propria App sarà in grado di visualizzare non solo le informazioni didattiche relative ai corsi, ma anche i relativi pagamenti saldati e quelli ancora da saldare.
Nel caso in cui invece il tutore sia solo collegato allo studente ma non intestatario dell’ordine d’iscrizione, tramite la propria App sarà comunque in grado di visualizzare le informazioni didattiche relative ai corsi, ma non quelle amministrative
Cliccare qui per leggere l’articolo della Wiki riguardante il collegamento dell’app del tutore responsabile.
N.B.Nel caso in cui invece serva solamente intestare la fattura di un ordine di iscrizione ad una persona (fisica o giuridica) diversa rispetto all’iscritto al corso, sarà possibile aggiungere i dati diversi di fatturazione direttamente nell’anagrafica dello studente (clicca qui per leggere la guida relativa).
Inserimento dei tutori/responsabili a sistema e collegamento allo studente
Per inserire i tutori/responsabili a sistema ci sono 2 modalità:
- navigare su Anagrafiche → Tutori / Responsabili e cliccare il pulsante “Aggiungi Responsabile/tutore“.
Inserire quindi i dati personali (solamente i campi Nome e Cognome dovranno essere compilati obbligatoriamente, gli altri potranno essere completati anche in fase successiva andando in modifica dell’anagrafica) e, in fondo alla pagina alla voce “Collega studenti“, scegliere uno o più studenti da collegare. Cliccare il pulsante Aggiungi Responsabile/Tutore per concludere l’operazione.
- Il sistema permette inoltre di inserire il tutore responsabile direttamente dall’anagrafica dello studente al quale si vuole collegare. Quindi navigare su Anagrafiche → Studenti e cliccare il pulsante Aggiungi studente in caso lo studente in questione non sia ancora presente a sistema, oppure in caso sia già stato inserito cliccare il pulsante “Menù” e poi scegliere l’opzione “Modifica“.
Scorrere in fondo alla pagina alla voce “Tutore / Responsabile” e scegliere una tra le seguenti opzioni:- non definire: scegliendo questa opzione non verrà associato alcun tutore allo studente
- definire nuovo: scegliendo questa opzione, sarà possibile creare l’anagrafica del tutore la quale si collegherà automaticamente allo studente
- selezionare esistente: scegliendo questa opzione, sarà possibile scegliere un tutore la cui anagrafica è già stata inserita a sistema precedentemente
N.B. Ad ogni tutore responsabile è possibile collegare anche più di uno studente (in caso per esempio un genitore abbia più figli iscritti alla stessa scuola e voglia tramite la propria App visualizzare le informazioni relative ai corsi di tutti i propri figli); allo stesso modo, sarà possibile collegare più di un tutore allo stesso studente (nel caso per esempio in cui sia madre che padre vogliano tramite la propria app vedere le info relative ai corsi del proprio figlio).
Il tutore/responsabile nel ruolo di genitore/parente dello studente
Nel caso in cui uno studente che si vuole iscrivere ad un corso sia minorenne (ma anche in caso di maggiorenne se necessario), sarà possibile utilizzare la figura del tutore/responsabile al quale intestare l’ordine d’iscrizione e di seguito l’eventuale fattura o ricevuta fiscale.
Il tutore/responsabile collegato allo studente iscritto, tramite la propria App di ScuolaSemplice, avrà accesso a tutte le sue informazioni, quindi i corsi a cui partecipa con il calendario delle lezioni, le lezioni sia sostenute che da sostenere, i pagamenti saldati e quelli ancora in pendenza.
Allo stesso modo, un tutore/responsabile collegato a due o più studenti, (per esempio in caso di una madre con più figli tutti iscritti alla stessa scuola) sarà in grado di essere sempre al corrente di tutte le informazioni ad essi relative, solamente utilizzando la propria App oppure il proprio account Web fornito dalla scuola, in caso non sia in possesso di uno smartphone.
Anche per quanto riguarda la ricezione di tutte le comunicazioni scolastiche, spostamenti od annullamenti di lezioni, reminders di pagamenti, ordini d’iscrizione ed eventualmente fatture o ricevute fiscali (queste ultime due possono essere inviate solo tramite email), il tutore/responsabile collegato ad uno o più studenti resterà sempre totalmente aggiornato, sia tramite notifica push alla propria app che tramite email.
ATTENZIONE: indirizzo email e numero di cellulare devono essere univoci, possono appartenere SOLO ad un utente. Quindi per esempio, in caso di studenti minorenni che non sono in possesso di una propria email personale e/o di un proprio numero di cellulare, non sarà necessario assegnargli quelli del tutore responsabile (il sistema non lo permetterà), il quale, essendo collegato allo studente ed intestatario dell’ordine d’iscrizione, riceverà comunque tutte tutte le informazioni relative ai corsi che frequenta.
Il tutore/responsabile nel ruolo di azienda
La figura del tutore / responsabile può essere inoltre utilizzata nelle vesti dell’azienda che, per uno o più dipendenti aziendali, intende farsi intestare l’ordine d’iscrizione, i pagamenti e la relativa fattura.
N.B.Nel caso in cui invece serva solamente intestare la fattura di un ordine di iscrizione ad una persona (fisica o giuridica) diversa rispetto all’iscritto al corso, sarà possibile aggiungere i dati diversi di fatturazione direttamente nell’anagrafica dello studente senza necessità di creare ed associare il tutore responsabile (clicca qui per leggere la guida relativa).
L’azienda quindi, esattamente come nel caso del genitore col proprio figlio, tramite la propria App da tutore responsabile o il proprio account web, sarà sempre in grado di ricevere comunicazioni dalla scuola tramite notifica push e/o email relative al dipendente iscritto al corso, i reminder dei pagamenti, l’ordine d’iscrizione e le fatture.
Nel caso in cui lo studente che si iscrive al corso voglia intestare l’ordine alla propria azienda, basterà collegare l’azienda come tutore responsabile allo studente, e di default il sistema la utilizzerà come destinatario dell’ordine di iscrizione.
Nel caso in cui invece la scuola prenda degli accordi con un’azienda stabilendo un costo complessivo totale del corso per i propri dipendenti e non quindi un costo legato alla singola iscrizione, sarà necessario utilizzare il corso a costo forfettario. Infatti, con questa modalità, sarà possibile intestare l’ordine all’azienda per l’intero corso ed inserire gli studenti in fase successiva direttamente nel corso (Cliccare qui per leggere l’articolo relativo al corso a costo forfettario).