Rinnovi automatici per i corsi a canone mensile/orario o lezione

Il rinnovo automatico da parte del sistema si può utilizzare in caso di pacchetti di lezioni/ore oppure in caso di corsi a canone mensile rinnovabile (cliccare qui per leggere l’articolo relativo alle tipologie di canone dei corsi).
Se abilitato, semplicemente il sistema quando scade la mensilità o quando si esaurisce il proprio pacchetto di lezioni/ore, anziché portare il credito in negativo, creerà automaticamente un ordine di rinnovo con stato da saldare (visualizzabile da Gestione finanziaria → Gestione degli ordini), uguale a quello di iscrizione, riportando quindi il credito (gettoni rimanenti) dello studente in positivo, per tutti coloro che hanno il rinnovo automatico abilitato.

ATTENZIONE: nell’effettuare il rinnovo automatico il sistema creerà un ordine di importo uguale a quello precedente, sia in caso di ordine di iscrizione che in caso di ordine di rinnovo (quindi se si avesse fatto un’iscrizione di 2 mesi, il sistema rinnoverebbe automaticamente il pacchetto da 2 mesi). Quindi nel caso in cui per esempio si voglia passare da un mese singolo ad un pacchetto di due mesi oppure viceversa, sarà necessario effettuare il rinnovo manuale prima che il sistema emetta quello automatico, scegliendo la formula di rinnovo desiderata. Una volta effettuato il rinnovo manuale e quindi riportato il credito a 0, il sistema non farà il rinnovo automatico.

Per attivare il rinnovo automatico affinché sia abilitato di default per tutte le nuove iscrizioni, navigare su Configurazione → Impostazioni → Impostazioni relative agli ordini → “Rinnovi automatici*”:

A questo punto sarà possibile valorizzare le seguenti opzioni:

• Attiva il rinnovo automatico sui nuovi ordini: inserendo questo flag, tutte le prossime iscrizioni, per corsi collettivi od individuali a canone mensile o a pacchetti di ore/lezioni saranno automaticamente abilitate al rinnovo automatico
• Invia una mail alla segreteria per ogni rinnovo: inserendo questo flag, il sistema invierà in modo automatico una email alla segreteria, per ogni rinnovo avvenuto
• Invia una mail allo studente/tutore per ogni rinnovo: inserendo questo flag, il sistema invierà automaticamente una email di notificazione allo studente e/o tutore, a seguito dell’avvenuto rinnovo
• Data scadenza degli ordini di rinnovo: la data di scadenza del pagamento dell’ordine di rinnovo, che verrà generato dal sistema automaticamente con stato Da pagare. E’ possibile scegliere tra:
  • Scadenza lo stesso giorno dell’emissione: scegliendo questa opzione, la data di scadenza del rinnovo dell’iscrizione (quindi rinnovo del mese o del pacchetto delle lezioni) coincide con la data di emissione automatica dell’ordine di rinnovo da parte del sistema
  • Scadenza dopo un mese dall’emissione:  la data di scadenza del rinnovo dell’iscrizione (quindi rinnovo del mese o del pacchetto delle lezioni) è un mese dopo la data di emissione automatica dell’ordine di rinnovo da parte del sistema
  • Scadenza alla fine teorica del pacchetto: scegliendo questa opzione, la data di scadenza del rinnovo dell’iscrizione (quindi rinnovo del mese o del pacchetto delle lezioni) è la fine teorica del pacchetto, secondo il calendario delle lezioni del corso, basandosi sulla durata delle lezioni e frequenza settimanale (ad es. un pacchetto di 4 ore per un corso con frequenza due volte a settimana e lezioni di 30 minuti, il pacchetto avrà una durata teorica di 4 settimane)

N.B. il sistema genera automaticamente l’ordine di rinnovo dell’iscrizione al corso, solo successivamente all’inserimento della presenza della prima lezione del nuovo mese (in caso di canone mensile rinnovabile) o della prima lezione del nuovo pacchetto (in caso di corso a costo a lezione od orario)

IMPORTANTE: Nel caso in cui siano già state inserite iscrizioni a corsi a canone mensile o a pacchetto rinnovabile, si dovrà procedere all’abilitazione del rinnovo automatico in modo manuale, sulle singole iscrizioni. L’attivazione del rinnovo automatico dalle impostazioni relative ai corsi, infatti, non avrà effetto retroattivo sulle iscrizioni già in essere, ma solamente sulle nuove iscrizioni.

Abilitazione manuale del rinnovo automatico per uno Studente

Per abilitare manualmente il rinnovo automatico di un’iscrizione, disabilitarlo, oppure semplicemente controllare se per uno studente sia attivo o meno, navigare su Gestione finanziaria → Gestione rinnovi e cliccare il bottone in alto a destra “Rinnovi automatici“:

Da questa schermata sarà possibile avere una panoramica di tutti gli studenti iscritti a corsi con canone mensile o con pacchetto rinnovabile, per ognuno dei quali è mostrato:

• Iscritto: il nome dello studente iscritto
• Corso: il nome del corso al quale lo studente è iscritto
• Gettoni rimanenti: il credito rimanente dell’allievo. In caso di mensilità, se il credito è pari a 0, significa che l’iscrizione è stata rinnovata per il mese in corso; se invece è pari per esempio a 1, significa che l’iscrizione è stata rinnovata anche per il mese successivo. In caso di iscrizione a pacchetto di ore o lezioni, il sistema mostrerà invece quante lezioni o quante ore di lezioni sono rimaste.
  Non sarà possibile attivare manualmente il rinnovo automatico per uno studente che abbia credito rimanente negativo, dovrà necessariamente essere maggiore uguale a 0. In caso uno studente abbia credito negativo (per esempio -1) sarà prima necessario rinnovare l’iscrizione manualmente per riportare il credito a 0, e poi sarà possibile abilitare il rinnovo automatico.
• Rinnovi automatici: flaggando il seguente checkbox, sarà possibile attivare o disattivare il rinnovo automatico per la singola iscrizione

N.B. Il credito rimanente o gettoni rimanenti di uno studente, deriva dall’ordine di rinnovo della mensilità o del pacchetto di lezioni e NON dal pagamento effettivo per quel rinnovo. Quindi, il credito virtuale dello studente relativo al proprio corso, si aggiornerà a seguito dell’avvenuto ordine di rinnovo, indipendentemente che quel rinnovo risulti pagato oppure ancora da saldare.

Sia dalla Gestione degli ordini che dalla gestione dei rinnovi, sarà possibile capire a prima vista gli studenti abilitati al rinnovo automatico, poiché saranno contrassegnati dal simbolo del fulmine.

Con il rinnovo automatico non esisterà più credito negativo per gli studenti perché, a seguito dell’inserimento della presenza della prima lezione del nuovo mese, il sistema generando automaticamente l’ordine di rinnovo, riporterà il credito dello studente da -1 a 0.

Al momento non è possibile utilizzare il rinnovo automatico per i Pacchetti Mensili Dinamici che dovranno quindi essere rinnovati o manualmente o utilizzando l’opzione di rinnovo massivo.

Clicca qui per la guida sul rinnovo massivo dei pacchetti mensili/lezioni o ad ore.