Creazione e utilizzo delle Catene Mail
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La funzionalità Catene mail consente alla scuola di creare e gestire sequenze di comunicazioni email predefinite, destinate a specifici gruppi di utenti.
È possibile creare gruppi di destinatari in modo manuale, selezionando singolarmente gli utenti da includere, oppure in modo automatico, impostando specifiche condizioni che permettono al sistema di individuare e inserire automaticamente gli utenti che soddisfano i criteri stabiliti in una lista.
Una volta definito il gruppo di destinatari, sarà possibile creare una vera e propria catena di invio, composta da più email che verranno inviate automaticamente secondo una frequenza prestabilita.
1. Creare la lista dei destinatari
Per iniziare è necessario accedere alla sezione:
CRM & Marketing → Liste
All’interno di questa sezione sarà possibile creare una o più liste, che rappresenteranno i gruppi di utenti ai quali destinare le catene di email.
La lista può essere utilizzata per raccogliere utenti appartenenti a diverse categorie, come ad esempio:
-
Studenti
-
Tutor / Rivenditori
-
Docenti
-
Leads
-
Aziende
-
Altri ruoli disponibili nel sistema
Dopo aver creato la lista, sarà possibile gestirne i membri accedendo alla sezione Gestione membri.
2. Aggiungere gli utenti alla lista
Gli utenti possono essere aggiunti alla lista in due modalità differenti.
Inserimento manuale
È possibile aggiungere gli utenti singolarmente, selezionando uno alla volta tutti gli utenti che si desidera includere nella lista.
Questa modalità è utile, ad esempio, quando si vuole creare un gruppo composto da persone specifiche e già individuate.
Alimentazione massiva
In alternativa, è possibile utilizzare la funzione Alimentazione massiva, che permette di popolare automaticamente la lista sulla base di specifiche condizioni.
Questa modalità è particolarmente utile quando si vuole creare un gruppo dinamico di utenti, senza doverli selezionare manualmente uno per uno.
Cliccando su Alimentazione massiva, sarà innanzitutto necessario scegliere il ruolo degli utenti che dovranno essere presi in considerazione.
Ad esempio:
-
Studenti
-
Tutor / Rivenditori
-
Docenti
-
Leads
-
Aziende
Successivamente sarà possibile impostare uno o più filtri, in modo da restringere la selezione agli utenti che rispettano determinati requisiti.
Tra i possibili criteri è possibile utilizzare, ad esempio:
-
Livello raggiunto
-
Età
-
Città
-
Altri dati e condizioni disponibili nel sistema
In questo modo il sistema individuerà automaticamente tutti gli utenti che soddisfano i criteri impostati e li inserirà nella lista.
Esempio: è possibile creare una lista composta da tutti gli studenti che hanno raggiunto un determinato livello oppure da tutti gli utenti appartenenti a una specifica città.
3. Creare una catena mail
Dopo aver creato e popolato la lista, è necessario accedere alla sezione:
CRM & Marketing → Catene mail
Da questa sezione sarà possibile creare e configurare una nuova catena di invio.
Per creare una nuova catena sarà necessario specificare:
-
Nome della catena
Inserire un nome identificativo che permetta di riconoscere facilmente la catena. -
Frequenza di invio
Stabilire con quale frequenza il sistema dovrà procedere all’invio delle email. -
Lista di destinatari
Selezionare la lista precedentemente creata e contenente gli utenti ai quali dovranno essere inviate le comunicazioni. -
Template delle email
Caricare il file ZIP contenente tutti i template delle email che compongono la catena.
4. Preparare il file ZIP dei template
La catena mail è composta da una sequenza di template in formato HTML.
Tutti i template che dovranno essere utilizzati nella catena devono essere inseriti all’interno di un unico file ZIP, che verrà successivamente caricato nella configurazione della catena.
⚠️ Attenzione: l’ordine dei file è fondamentale
L’ordine dei file presenti all’interno del file ZIP è fondamentale per il corretto funzionamento della catena.
Il sistema partirà infatti dal primo template presente nel file ZIP e procederà successivamente con gli altri template rispettando l’ordine stabilito.
Ad ogni intervallo previsto dalla frequenza di invio, il sistema passerà quindi al template successivo della sequenza.
Esempio
Supponiamo di voler creare una catena composta da 4 email:
-
01_benvenuto.html -
02_presentazione.html -
03_approfondimento.html -
04_conclusione.html
Il sistema seguirà questa sequenza:
Email 1 → Email 2 → Email 3 → Email 4
Se la frequenza di invio è impostata, ad esempio, a 7 giorni, il sistema invierà:
-
Giorno 0:
01_benvenuto.html -
Giorno 7:
02_presentazione.html -
Giorno 14:
03_approfondimento.html -
Giorno 21:
04_conclusione.html
Per questo motivo è importante verificare attentamente l’ordine dei template prima di creare il file ZIP e caricarlo nella catena.
5. Come funziona la catena mail
Una volta configurata la catena, il sistema utilizzerà la lista selezionata come gruppo di destinatari e procederà automaticamente con l’invio dei template secondo la frequenza impostata.
Il funzionamento può essere quindi riassunto in questo modo:
Creazione lista → Selezione utenti → Configurazione Catena mail → Caricamento template → Invio automatico
La lista determina a chi verranno inviate le comunicazioni, mentre la catena determina quali email verranno inviate e con quale frequenza.
6. Esempio pratico
Una scuola vuole creare una sequenza di comunicazioni destinata agli studenti che hanno raggiunto uno specifico livello.
Step 1 – Creazione della lista
Accede a:
CRM & Marketing → Liste
e crea una nuova lista, ad esempio:
“Studenti livello B2”
Step 2 – Alimentazione della lista
Dalla sezione Gestione membri → Alimentazione massiva:
-
seleziona il ruolo Studenti;
-
imposta come condizione il livello raggiunto;
-
seleziona il livello B2;
-
conferma la selezione.
Il sistema individuerà automaticamente gli studenti che rispettano il criterio.
Step 3 – Creazione della catena
Accede a:
CRM & Marketing → Catene mail
e crea una nuova catena, ad esempio:
“Percorso studenti B2”
Seleziona quindi:
-
la frequenza di invio desiderata;
-
la lista “Studenti livello B2”;
-
il file ZIP contenente i template HTML.
Step 4 – Sequenza delle email
Il file ZIP potrebbe contenere:
01_presentazione.html
02_materiali.html
03_offerta.html
04_conclusione.html
Il sistema utilizzerà i template esattamente nell’ordine previsto, rispettando la frequenza di invio configurata.
In sintesi
La funzionalità Catene mail permette di automatizzare l’invio di sequenze di comunicazioni a gruppi di utenti selezionati.
Il processo prevede tre elementi fondamentali:
1. Lista
Definisce il gruppo di destinatari.
2. Condizioni di alimentazione
Permettono di individuare automaticamente gli utenti che devono entrare nella lista.
3. Catena mail
Definisce la sequenza dei messaggi, la frequenza di invio e i template HTML da utilizzare.
Ricorda: prima di caricare il file ZIP nella Catena mail, verifica sempre l’ordine dei template HTML. Il sistema utilizzerà i file seguendo l’ordine della sequenza e procederà automaticamente da un messaggio al successivo in base alla frequenza impostata.
NOTA IMPORTANTE
Ingresso di nuovi utenti nella Catena mail
Una volta avviata la Catena mail, il sistema inizierà a gestire automaticamente gli invii secondo la frequenza configurata nella catena.
La lista collegata alla catena, però, può continuare ad alimentarsi nel tempo. Questo significa che, se nuovi utenti iniziano a soddisfare le condizioni impostate per entrare nella lista, questi verranno automaticamente inseriti anche nel flusso della Catena mail.
La progressione è individuale per ogni utente
È importante considerare che ogni nuovo utente che entra nella catena inizia sempre dalla prima email, indipendentemente dal punto della sequenza già raggiunto dagli altri utenti presenti nella lista.
Il sistema, quindi, non considera la posizione generale della catena, ma tiene conto del punto della sequenza raggiunto da ciascun singolo utente.
Esempio pratico
Supponiamo di avere una Catena mail composta da 4 comunicazioni:
-
Email 1 – Presentazione
-
Email 2 – Approfondimento
-
Email 3 – Offerta
-
Email 4 – Conclusione
La frequenza di invio è impostata, ad esempio, ogni 7 giorni.
Gli utenti già presenti nella lista seguiranno normalmente la propria progressione:
Email 1 → Email 2 → Email 3 → Email 4
Supponiamo che, dopo alcuni giorni, gli utenti già presenti abbiano appena ricevuto la Email 3.
Nel frattempo, un nuovo studente raggiunge i requisiti necessari per entrare nella lista.
Il nuovo studente non entrerà direttamente sulla Email 4 insieme agli altri utenti.
Per lui la sequenza inizierà dall’inizio:
Nuovo studente → Email 1 → Email 2 → Email 3 → Email 4
In questo modo ogni utente segue la propria sequenza personale, a partire dal momento in cui entra nella Catena mail.
Esempio temporale
-
Utente Momento di ingresso 1° Email 2° Email 3° Email 4° Email Studenti già presenti Giorno 0 Giorno 0 Giorno 7 Giorno 14 Giorno 21 Nuovo studente Giorno 7 Giorno 7 Giorno 14 Giorno 21 Giorno 28
In questo esempio, al Giorno 7 gli studenti già presenti stanno ricevendo la Email 2, mentre il nuovo studente che ha appena soddisfatto i requisiti riceve la Email 1.
Importante: la Catena mail è quindi un flusso individuale per ciascun utente. L’ingresso di un nuovo utente nella lista non modifica né interrompe la progressione degli utenti già presenti e il nuovo utente parte sempre dal primo template della sequenza.