Come creare e inviare Lettere di Incarico personalizzate ai Docenti

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ScuolaSemplice dà l’opportunità di creare e inviare Lettere di Incarico personalizzate al Docente/i di un corso.

NB. In fondo all’articolo è presente un modello standard da poter utilizzare nel proprio gestionale.

Configurazione e Caricamento di una Lettera di Incarico

Navigare in Configurazione → Contratti & Report → Aggiungi report, nella pagina che si aprirà dovremmo impostare il Report con le configurazioni relative alle Lettere di Incarico, compilare le sezioni in questo modo:

• Nome: Indicare il nome della Lettera d’Incarico
• Tipo di Report: Da modello odt
• Spuntare l’opzione “Report/Export per singolo docente”
• Spuntare la voce “Si tratta di una lettera d’incarico per il docente”
• Modello del report: Caricare il modello del report precedentemente creato
• Nome finale del File: Indicare il nome finale del file che visualizzerà il Docente
• Tipo del file: Indicare se il File finale sia in formato ODT o in PDF
• Ordine: Ordine di elencazione del Report

Cliccare nell’icona verde in fondo al modulo Aggiungi report per confermare la creazione della Lettera di Incarico.

Invio di una Lettera di Incarico

All’interno di ogni corso in Didattica → Corsi Collettivi/Lezioni Individuali → Scheda del Corso sarà presente un paragrafo denominato Lettere di Incarico. Sotto il paragrafo saranno presenti tutti i Docenti assegnati al corso, accanto al loro nome sarà possibile scaricare la Lettera di Incarico o inviarla tramite email al Docente per richiedere la sua firma:

Sarà possibile inviare la Lettera solo ai Docenti che hanno all’interno della proprio anagrafica un indirizzo Mail. Per inserire la mail ad un Docente navigare in Anagrafiche → Docenti → Menù → Modifica.

Il testo dell’Email che verrà recapitata al Docente sarà visibile e modificabile in Amministrazione → Modelli Email/SMS → Invio della lettera d’incarico al docente e  Invio della lettera d’incarico al docente per la firma elettronica (per il modello con la firma elettronica attiva).

Una volta confermato l’invio, il Docente, accedendo alla scheda del corso, potrà ricaricare la Lettera firmata (azione che può svolgere anche la segreteria):

Quest’ultima sarà scaricabile e consultabile da entrambi nella medesima sezione:

Lettera di Incarico con Firma Elettronica

In caso aveste acquistato il pacchetto Premium per la Firma elettronica è possibile far firmare elettronicamente la Lettera di Incarico per i Docenti. In questo caso il file ODT da caricare a gestionale dovrà seguire i canoni per la Firma Elettronica. Inoltre nelle configurazioni è necessario navigare nella modifica del Report e spuntare in fondo alla pagina Invia la lettera d’incarico al docente per la firma elettronica, compilando tutte le informazioni aggiuntive.

Al momento dell’invio della Lettera di Incarico tramite Mail, il Docente potrà firmarla elettronicamente tramite il portale di YouSign. La procedura è completamente guidata dal sistema.

Per ogni altra richiesta sulla configurazione della Firma Elettronica è possibile contattare l’assistenza all’indirizzo: assistenza@blucloud.it.

Creazione della Lettera di Incarico

Le Lettere di Incarico, come tutti i Report personalizzati, sono creati tramite file ODT attraverso il programma gratuito OpenOffice Writer. Il file conterrà diversi segnaposto che verranno sostituiti dai dati estrapolati da ogni singolo Docente e Corso.

Seguire questa guida per la spiegazione e l’elenco dei segnaposti per le Lettere d’Incarico.

Clicca qui per scaricare un modello Standard di lettera d’incarico.