CRM - Customer Relationship Management

To access the CRM (Customer Relationship Management), in which you can better manage the school's potential customers, navigate to CRM & Marketing → Leads (CRM).

1. Configurazione del CRM

Per configurare il CRM della scuola, inserendo nuovi status attribuibili ai potenziali clienti e nuove task da assegnare ai vari amministratori del sistema, cliccare il tasto giallo Configurazione CRM:

From the next screen, type the name of the state and/or new activity and click the button "+" To complete the operation.

Gli stati e le attività aggiunte a sistema, potranno essere modificate e/o rimosse in qualsiasi momento cliccando la relativa icona.
Lo status può essere associato ai contatti commerciali (leads) sia in fase di inserimento dell’anagrafica, che in fase successiva cliccando il nome del lead stesso. Una volta inseriti configurati ed associati alle varie anagrafiche dei clienti potenziali inseriti, sarà possibile filtrare l’elenco dei leads per singolo status.

2. Inserimento anagrafiche dei potenziali clienti

Il sistema prevede sia l’inserimento dei potenziali clienti in maniera manuale uno alla volta, che l’import massivo di in un archivio di leads preesistente tramite file excel.

Per la prima opzione, cliccare il pulsante in alto a destra Aggiungi contatto:

In seguito aggiungere le seguenti informazioni:

• Nome società: Inserire l’eventuale Azienda Cliente del contatto.
• Nome*: il nome del contatto commerciale (unico campo da compilare obbligatoriamente).
• Cognome: Il cognome del contatto commerciale.
• Data acquisizione: Inserire la data in cui i dati sono stati registrati.
• Indirizzo e-mail: Indirizzo mail del contatto.
• Codice Fiscale: Il codice fiscale del contatto.
• Indirizzo: l’indirizzo stradale del contatto commerciale.
• Città / Cap / Provincia: Città, Cap e provincia di domicilio del contatto commerciale.
• Telefono: numero fisso del contatto commerciale.
• Cellulare: numero mobile del contatto commerciale.
• Genere: scegliere tra Maschio o femmina.
• Stato: scegliere dal menù a tendina uno stato da associare al lead, tra quelli configurati a sistema.
• Assegnato a: scegliere dal menù a tendina un’amministratore del sistema al quale associare il lead.
• Data di nascita: data di nascita del contatto commerciale.
• Privacy: Indicare se il contatto ha accettato l’informativa della privacy.
• Note: inserire eventuali note relativa al contatto.

IMPORTANTE: Oltre i campi già presenti di default, è possibile aggiungere altri campi personalizzati per arricchire le informazioni dei leads (cliccare qui per leggere l’articolo relativo alla configurazione dei campi personalizzati).
Il lead utilizza gli stessi campi personalizzati degli studenti, i quali possono essere notevolmente utili per evidenziare i propri interessi.

Cliccare il pulsante Aggiungi contatto per terminare l’operazione:

Per la seconda opzione, cliccare i pulsante Importazione:

Dalla pagina successiva, cliccare Scarica modello vuoto:

Quindi aprire il file Excel appena scaricato ed inserire le informazioni richieste (sono le stesse informazioni elencate precedentemente per l’inserimento manuale delle anagrafiche dei leads, le quali potranno a sua volta essere arricchite tramite i campi personalizzati).
Dopo aver compilato il modello per l’importazione massiva dei potenziali clienti, tornare nella precedente pagina, caricare il file e cliccare il pulsante Importazione per completare l’operazione:

N.B. L’import massivo di un archivio di leads preesistente, permette di importare anche i campi custom.

3. Esportazione dei Lead

Cliccando invece il pulsante Esporta in Excel, è possibile Esportare l’elenco dei Leads con tutte le informazioni ad essi relative:

Indicare i campi interessati dall’esportazione e cliccare su Esportazione:

4. Modifiche e aggiornamenti dei Contatti

Cliccando direttamente sul nome del singolo contatto è possibile entrare al suo interno per apportare eventuali modifiche e aggiornamenti.

Il sistema mostra le informazioni relative allo specifico potenziale cliente inserite precedentemente. Di queste informazioni è consentita la modifica di:

• Status: the status to be associated with the lead among those configured in the system
• Assigned to: the system administrator user to whom to assign the specific lead
• Custom Fields: the system allows you to quickly edit the lead's custom fields (only if these fields have checkboxes to be valorized, for other types of fields you need to enter the master data edit, clicking the Edit lead)

Dalla seguente pagina, è inoltre possibile effettuare le seguenti operazioni:

• Comments: enter one or more comments related to the lead. For each comment added, the system shows who commented and when, and allows changes to be made.
• Edit lead: edit lead master data in a complete way
• Convert lead to customer: convert potential customer to school customer; if chosen this option, the lead will be removed from CRM and will be placed in the student list
• Remove lead: remove the potential customer from the system
• Return to list view: return to list of leads
• ADD TASK: assign a task to an operator, for which enter:
  • Assigned to: the system administrator user with whom to associate the specific lead
  • Task type: the type of task, from those previously entered into the system (from CRM Configuration)
  • Task title: the task title
  • Task description: the description of the task
  • Deadline: deadline day and time by which to complete the activity
  • Send immediate notification to the assignee: Validate the following checkbox, in case you want to send an immediate notification to the assigned operator
  • Send reminder: Validate the following checkbox, if you intend to set up a reminder to be sent to the assigned operator, related to the assigned task

5. Definizione filtri personalizzati

Di fondamentale importanza per le attività commerciali e la ricerca dei leads in modo rapido e flessibile è la definizione dei filtri personalizzati.
Cliccare la freccia sul tasto Configurazione CRM e di seguito scegliere “definizione filtri personalizzati“:

Dalla successiva schermata inserire il nome del filtro e cliccare il tasto “Add condition“:

Dopo aver creato uno o più filtri, allo stesso modo dello status, sarà possibile filtrare l’elenco dei contatti:

4. Gestione dei Task ed Eventi

In ScuolaSemplice è possibile gestire i propri task ed eventi, per visualizzarli cliccare il pulsante verde I miei task ed eventi nella schermata del CRM:

La pagina sarà divisa in due parti: i Tesk e gli Eventi:

Questi possono essere creati all’interno del singolo Lead o nel Calendario personale.

Per maggiori informazioni sui Task ed Eventi leggere la seguente guida.